Levantamento da Potencialize Resultados com dados inéditos indica que até 25% da produtividade é consumida por retrabalho e que 73% das tarefas refeitas poderiam ser evitadas com práticas simples
Mesmo diante da crescente demanda por serviços contábeis e da automatização tributária, muitos escritórios contábeis brasileiros continuam atrasando entregas cruciais. Uma das causas, e das mais ignoradas, é a falta de uma metodologia estruturada para gerir projetos internos e fluxos operacionais. Isso leva a retrabalho, perda de eficiência e risco reputacional.
Um estudo recente da Potencialize Resultados, consultoria especializada em gestão de processos contábeis fundada por Hygor Lima, revela que o retrabalho compromete até 25% da produtividade dos escritórios, ou seja, um quarto da capacidade de entrega pode ser consumida por tarefas refeitas. Ainda segundo o levantamento, 73% das tarefas refeitas poderiam ter sido evitadas com medidas pontuais como checklists, revisão em dupla e indicadores de controle.
“Quando não há definição clara de processos, o trabalho é feito com base na memória e na urgência. Esse improviso cobra um preço alto na forma de retrabalho, atrasos e queda na qualidade da entrega”, analisa Hygor Lima. Em sua visão, o problema é menos técnico e mais de gestão: “Retrabalho recorrente não é problema de pessoas, mas de sistema operacional mal desenhado.”
Quando o cenário geral também exige mais produtividade
A situação dos escritórios contábeis não está isolada: no panorama macroeconômico, o Brasil enfrenta desafios de produtividade do trabalho. Segundo relatório do FGV IBRE, após quedas expressivas em 2021 e 2022, o índice de produtividade voltou a crescer em 2023, mas ainda opera em patamares que exigem esforço estrutural. A série histórica mostra que o desempenho setorial varia muito e que ganhar eficiência interna é parte essencial da trajetória de qualquer empresa para elevar renda per capita e competitividade.
Além disso, dados do portal Trading Economics indicam que o índice agregado de produtividade no Brasil — medido em pontos com base no valor agregado — caiu para 95,70 pontos em junho de 2025, frente a 97,40 pontos em maio deste mesmo ano. Isso indica que o ambiente macro exige que cada segmento, inclusive o da contabilidade, extraia o máximo de seus recursos operacionais.
O “gap invisível” nos escritórios contábeis
Embora muitos contadores reconheçam gargalos de fluxo de trabalho, poucos têm clareza de quantificar o peso dessas falhas. Na prática, isso leva a cenários como:
- Sobrecarga de tarefas em profissionais que acumulam funções, sem delegação formal
- Falta de padronização de etapas, o que impede previsibilidade
- Comunicação informal, sem registro ou acompanhamento
- Ausência de indicadores para medir execução, gargalos e desempenho
Esses fatores formam o que Hygor Lima chama de “gap invisível” — ou seja, desperdícios internos não mapeados que corroem margens, especialmente nos meses mais intensos do calendário fiscal.
Soluções já implementadas: o método DITA
Em resposta a essas deficiências, Hygor Lima estruturou o Método DITA (Documentar, Implantar, Treinar e Aperfeiçoar). A metodologia envolve:
- Diagnóstico profundo dos gargalos internos
- Implantação de fluxos operacionais e rotinas padronizadas
- Treinamento das equipes para adoção dos novos processos
- Monitoramento contínuo por indicadores e melhoria incremental
Escritórios que adotaram o Método DITA relataram redução de até 38% no retrabalho em meses de alta demanda, segundo dados da própria consultoria. visabras.srv.br+1 Isso mostra que, com intervenção adequada, não é apenas possível mitigar atrasos, mas também aumentar a capacidade de atendimento sem dobrar a equipe.
Por que agir agora (setembro e outubro são meses estratégicos)
A janela entre setembro e outubro é crítica — após a fase de entrega de declarações e antes do fechamento anual, muitos escritórios ainda têm folga operacional para ajustes. Durante esse período:
- É possível mapearem-se gargalos e implantar correções antes dos meses de maior pressão
- Equipes podem se acostumar com novas rotinas antes dos picos de carga
- O escritório ganha previsibilidade para alinhar metas e recursos para o próximo ano
Segundo Hygor Lima, “o escritório que trata suas entregas como projetos, com escopos definidos, responsáveis e cronogramas, consegue reduzir até 40% dos atrasos e dobrar a capacidade de atendimento sem aumentar equipe.”
Desafios para escalar e consolidar
Mesmo com casos de sucesso, a implantação não é trivial. Alguns dos principais obstáculos identificados no setor:
- Resistência cultural à mudança, especialmente em escritórios tradicionais
- Falta de dedicação para construir documentação e rotinas desde o zero
- Ausência de liderança comprometida com a rotina de mensuração
- Pressão de entregas urgentes que “consomem” o tempo de gestão
Para superar isso, o discurso de Hygor reforça que o ponto de virada está em tornar os processos prioritários, não coadjuvantes: “O contador que assume o papel de gestor de projetos sai de apagar incêndios e passa a operar com previsibilidade. Isso muda o jogo não só para o escritório, mas para o cliente final.”
Sobre Hygor Lima
Hygor Lima é especialista em gestão de processos para o setor contábil e fundador da Potencialize Resultados, consultoria referência nacional na padronização de rotinas e aumento da produtividade em escritórios de contabilidade. Com mais de 13 anos de experiência na área, já apoiou centenas de empresas na estruturação de fluxos operacionais, redução de retrabalho e capacitação de equipes.
É o idealizador do Método DITA, sigla que significa Documentar, Implementar, Treinar e Aperfeiçoar, modelo utilizado por mais de 400 escritórios no país como base para organização interna e gestão com foco em autonomia e escala. A metodologia prevê estruturação de processos, definição de indicadores e acompanhamento sistemático dos resultados.
Além da atuação técnica, Hygor também é sócio do Energy Club, grupo que reúne nomes como Joel Jota, Jhonny Martins e Caio Carneiro. Tem presença constante como palestrante em eventos de negócios, onde aborda transformação organizacional, delegação estruturada e profissionalização de escritórios contábeis.
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