*Por Laura Porto – Administradora, Mentora Organizacional e Escritora
Hoje vivemos com inúmeras demandas diárias: algumas extremamente importantes, outras nem tanto; algumas de cunho pessoal, outras essenciais para o bem-estar da família, amigos e trabalho; e outras que poderiam ser deixadas para serem executadas em um mês, um ano, ou até nunca.
Se colocássemos em um papel todas as atividades que precisamos executar, desde o momento em que acordamos até o momento em que vamos dormir, ficaríamos espantados com a quantidade de tarefas a realizar ao longo de um único dia.
Aquelas velhas frases clichês, mas ainda muito atuais, demonstram nossa frustração com o pouco tempo que temos para a quantidade de tarefas que precisamos cumprir:
- “Eu preciso que meu dia tenha 48h.”
- “Não consigo fazer tudo o que preciso.”
- “Estou sobrecarregado de coisas para fazer.”
- “Preciso de um clone.”
- “Preciso de férias.”
Enfim… se quiséssemos, poderíamos listar ainda mais frases nada inspiradoras para ler. O que realmente importa é entender, antes de tudo, a importância de fazer primeiro o que é mais importante.
Quando se pensa em fazer primeiro o mais importante, logo surge a pergunta: “mas tudo é importante, tudo é urgente, como definir o que é mais importante?”
Na prática e no dia a dia, o mais importante é aquilo que deve ser feito antes de qualquer outra coisa. Um exemplo: no avião, quando a aeromoça explica o procedimento de emergência, ela deixa claro que, em caso de despressurização, as pessoas acompanhadas de crianças devem colocar primeiro a máscara de oxigênio em si próprias para só depois colocá-la nas crianças.
O que é mais importante nesse caso? Garantir, primeiramente, a sobrevivência do adulto, que poderá cuidar da criança, e não o contrário, pois a criança não poderá cuidar do adulto. A prioridade é a criança, mas o mais importante é garantir que um adulto esteja em condições de cuidar dessa prioridade.
Quando se tem uma lista de tarefas a fazer, algumas pessoas escolhem realizar primeiro o que é mais importante, depois o que é mais rápido, e em seguida o que é menos importante. Outras, no entanto, fazem primeiro o que é mais rápido, depois o menos importante e, por último, o mais importante.
A grande questão é saber exatamente o impacto que cada ação e decisão pode ter. Nenhuma das atividades diárias estaria na lista de tarefas se não tivesse alguma importância; porém, algumas impactam diretamente o resultado ao longo do tempo. Algumas influenciam o desenrolar das expectativas de vida, felicidade, crescimento e realização de sonhos e desejos. E, muitas vezes, só percebemos que o mais importante não foi feito ou executado quando esses sonhos não se concretizam.
Como determinar o mais importante?
Entenda e faça exatamente nesta ordem:
- Organize e nomeie as atividades.
- Compreenda que urgente é diferente de importante.
- Categorize o que é Importante.
- Categorize o que Não é Importante.
- Categorize o que é Urgente.
- Categorize o que Não é Urgente.
- Estabeleça prazos para todas as atividades.
- Siga a ordem das atividades conforme foram classificadas.