(centralizar informações, ganhar agilidade, padronizar atividades e proporcionar conhecimento a todos os colaboradores foram os principais benefícios no uso da plataforma Be Compliance na APDATA)
POR: Comunicação Vertical
Há 38 anos no mercado, a APDATA, empresa de software que oferece solução completa para Gestão de Recursos Humanos e prestação de serviços em terceirização de Folha de Pagamento para clientes de diversos portes e segmentos, sempre teve como foco a busca constante por tecnologia para inovação e automação de processos. Com o objetivo de facilitar a gestão do capital humano nas empresas, a APDATA tem em sua estratégia atender tanto as demandas das áreas de gestão de pessoas, como também as necessidades dos colaboradores, oferecendo uma experiência agradável e simples na interação por meio de suas soluções mobile. Ainda, tem o compromisso de proporcionar aos colaboradores um acesso fácil às suas informações, bem como prover ao RH tecnologia, automação, garantia do controle das legislações aplicáveis, confiabilidade, sigilo e proteção dos dados.
Por esta razão, a APDATA foi uma das primeiras empresas que atuou fortemente com o seu escritório de projetos internos, o qual planejou as ações estratégicas para total atendimento à LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados. Com um olhar para esta nova legislação e levando em consideração os pilares já existentes e praticados em segurança da informação, realizou o projeto em três grandes fases:
1a fase: Diagnóstico inicial com workshops, entrevistas e mapeamentos;
2a fase: Estruturação do Programa de Privacidade e Proteção de Dados, contando com a criação de um comitê, inclusive com a presença de todos os diretores da empresa, representantes da área Jurídica e de Segurança da Informação, nomeação do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO – Data Protection Officer), revisão e desenvolvimento de políticas e procedimentos.
3a fase: Revisão final para avaliação da conformidade.
Após a conclusão do projeto, a continuidade do Programa de Privacidade e Proteção de Dados se deu por meio da área de Segurança da Informação, que passou a se chamar Segurança da Informação e Privacidade de Dados, devido à integração dos temas, sob a Diretoria de Tecnologia, tendo suas atividades e ações acompanhadas periodicamente pelo comitê.
“Temos um plano de treinamentos mensais, reuniões trimestrais com o comitê para apresentação dos indicadores, realizamos a revisão periódica das políticas e procedimentos e executamos auditorias nesses processos. Além disso, como as áreas de negócios participaram e contribuíram com o projeto desde o início, ficou mais fácil para terem visibilidade das ações necessárias no dia a dia de seus processos e garantirem a conformidade com a LGPD”, ressalta Patrícia Lopes, Gerente do Projeto de Adequação à LGPD e Especialista em Privacidade e Proteção de Dados na APDATA.
A equipe adotou a centralização de todos os controles e documentos para adequação e accountability (prestação de contas) do Programa de Privacidade e Proteção de Dados, de forma organizada e com evidências, não apenas para uma possível fiscalização da ANPD – Autoridade Nacional de Proteção de Dados, mas também para atender solicitações internas, de titulares de dados e de clientes.
“Optamos pela BE COMPLIANCE principalmente pela facilidade de uso e navegação da plataforma. As telas e cadastros são simples, os relatórios bem completos e a disponibilização de recursos para treinamentos nos apoiam muito no processo de conscientização dos colaboradores. Importante salientar, que também conseguimos centralizar as informações, ganhar agilidade e padronizar diversas atividades”. Patrícia destacou ainda que “Durante a etapa de negociação comercial a equipe percebeu que a BE COMPLIANCE era uma empresa em conformidade com a legislação e aberta a melhorar os recursos da plataforma, bem como atender possíveis pedidos de implementações, características semelhantes à prática da APDATA, o que para nós foi um diferencial, tendo em vista que ao mesmo tempo em que os processos eram adequados, podíamos contar com a adequação da plataforma. Foi uma parceria importante e uma união perfeita!”.
Como funciona a plataforma de Gestão Be Compliance
A plataforma é completa e abrange desde códigos de conduta – até todos os materiais de comunicação e treinamento, além de propiciar a gestão da documentação, dos parceiros e fornecedores, canal de denúncia, entre outros. Comercializada no modelo SaaS, as empresas podem adquirir a plataforma que conta com todos os requisitos. A plataforma de Gestão LGPD permite gerenciar a adequação, bem como gerenciar as atividades do dia a dia por meio de uma plataforma 100% alinhada à lei 13.709/2018.
Outro diferencial da solução, é a dispensa de conhecimentos profundos em tecnologia ou em direito, no caso dos tecnólogos. A solução é intuitiva e uma plataforma de cursos EAD acompanha as empresas em toda a jornada.
Sobre a Be Compliance
A Be Compliance é uma startup brasileira, que nasceu da experiência do sócio fundador, Cyro Diehl, executivo que acumula mais de 25 anos à frente de empresas nacionais e multinacionais e a também sócia e CEO, Gabriela Diehl, especializada em direito empresarial e proteção de dados. As soluções Be Compliance têm como objetivo auxiliar as empresas a transformarem a sociedade através da ética e transparência com a oferta de plataformas de tecnologia, no modelo SaaS para a adequação à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e para Gestão de Programas de Compliance, direcionada à profissionais de Compliance, DPO (Encarregado de Dados), Escritórios de Advocacia e Consultoria em LGPD e Compliance.
As soluções Be Compliance permitem as empresas de maneira ágil, engajar seus colaboradores, fornecedores e parceiros de negócios em uma jornada digital em busca de uma sociedade mais justa e conta com sede em São Paulo e filial em Vinhedo, aproximadamente 50 colaboradores e atende mais de 100 clientes.
Sobre a APDATA
Empresa especialista em RH, atua desde 1984 entregando soluções integradas, flexíveis e automatizadas em tecnologia e terceirização para a gestão completa do capital humano. Atende organizações de pequeno, médio e grande portes dos mais diversos segmentos e com uma carteira expressiva com mais de 730 clientes.
Tem como foco superar as expectativas dos profissionais de RH, proporcionar resultados eficazes, respeitar a cultura interna, mantendo sempre um relacionamento transparente e valorizando o ser humano. Em busca de atender um dos seus objetivos estratégicos de internacionalização, identificou oportunidades no mercado americano e estabeleceu uma unidade nos EUA.
A APDATA também se destaca com pioneirismo em políticas aplicadas de humanização nas relações com os seus colaboradores. A empresa realiza investimentos dedicados ao bem-estar de toda a equipe, com espaços aconchegantes, que remetem a tranquilidade necessária para o equilíbrio no mundo corporativo.