Saiba o que é gestão à vista, seus benefícios e métodos mais utilizados no mercado atualmente
POR: Engenharia de Comunicação
Quem disse que os “antigos” não tinham razão quando falavam: “Uma imagem vale mais que mil palavras” ou “Será preciso desenhar para entender”? Não há discussão, somos seres visuais! A “Teoria da Dupla Codificação”, de Allan Paivio prova isso. Famoso professor e psicólogo, ele afirmou, ainda na década de 1970, ser possível, como impulso ao aprendizado, ampliar o material de estudo por meio de imagens visuais. Assim, sua teoria comprovou que pelo menos 75% da nossa aprendizagem só é possível através da informação visual, além de que o ato de ver algo ajuda na fixação do conteúdo em mais de 50%.
Dessa forma, a teoria é, hoje, aplicada na prática através de um processo chamado gestão à vista, em diversos ambientes, sejam eles acadêmicos, empresariais ou industriais. Na maioria das vezes são utilizados para isso quadros visíveis a todos, que apresentam indicadores de desempenhos ou ajudam nas tarefas do dia a dia.
E por ser tão eficiente, a comunicação visual tem se tornado cada vez mais uma ferramenta estratégica nos negócios seja qual for o tamanho da empresa. “Uma empresa precisa ser e estar organizada, organização possibilita eficiência e eficiência garante mais rentabilidade”, informa Carolina Wolfart Hartmann, diretora de marketing da Isoflex – empresa que há 30 anos desenvolve itens para Gestão Visual.
ITENS DE GESTÃO VISUAL
São inúmeras as ferramentas que garantem uma Gestão Visual eficiente: pastas para colocar padronização de procedimentos, organizadores de documentos, quadros para organização de tarefas e avisos ou ainda para controle de produção, até grandes displays de organograma ou planejamento. Entre os mais utilizados estão:
- Quadro Monitoramento de Indicadores: Utilizado para gerenciar e visualizar o andamento das métricas. Possui seis indicadores diferentes para o acompanhamento da produção com os gráficos de indicadores diários. É possível personalizar de acordo com a necessidade da empresa;
- Quadro 5W2H: A ferramenta 5W2H é uma lista de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas por todos os envolvidos em um projeto. Ele tem como função definir o que será feito, por que, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará. Embora sigam alguns padrões, os artigos de Gestão à Vista podem ser personalizados de acordo com a atividade e a necessidade de cada empresa
- Pastas de procedimentos: Diversas indústrias e empresas fazem da gestão à vista uma aliada na organização, além de aumentar a produtividade de pessoas, equipes e também da empresa.
BENEFÍCIOS DA GESTÃO VISUAL
A Gestão à Vista traz melhorias em diversos aspectos da empresa, como, por exemplo, no desempenho da equipe. Segundo a diretora da Isoflex, utilizar a gestão à vista em escritórios e empresas é colocar em evidência para todos o status de indicadores estratégicos que contribuirão de forma eficiente para o engajamento da equipe; clareza dos profissionais quanto aos processos e metas; compartilhamento de resultados; identificação de problemas; e, claro, nas tomadas de decisões.
“Ali, aos olhos de todos, graças a gestão à vista, o próprio colaborador enxerga determinada situação e age de forma proativa, não necessitando aguardar que o gestor ou administrador identifique algum problema”, explica a executiva.
Além disso, é muito importante lembrar da otimização dos recursos. Não se trata apenas de redução quanto aos equipamentos de almoxarifado ou escritório, mas, também, em relação à questão do tempo. Isso é possível porque os profissionais conseguem acompanhar as metas de forma macro, interagir melhor com outros setores e lidar melhor com o andamento de cada projeto, tornando mais eficaz o cumprimento de prazos.
Utilizar a gestão visual pode aumentar a produtividade das empresas em até 30%, como conta Carolina Wolfart Hartmann: “Um estudo realizado em conjunto com uma grande marca de concessionárias, especificamente em oficinas mecânicas, revelou um aumento de produtividade de 30% por conta da organização de documentos e fluxo de trabalho. Muitas vezes as empresas trabalham com pilhas de papel, perdendo tempo na busca desses arquivos. Tudo é mais fácil e eficaz quando está disponível de forma visível e organizada”.