Infraestrutura, alimentação e logística precisam entrar nos orçamentos de eventos corporativos para 2027 para evitar despesas além do aluguel
São Paulo recebeu 1.511 eventos de negócios de grande porte em 2025, alta de 22% sobre o ano anterior, segundo o Barômetro Eventos B2B da Ubrafe e da São Paulo Turismo, divulgado pela imprensa em fevereiro de 2026.
O levantamento considera encontros com pelo menos 700 participantes e dimensiona uma atividade que mobiliza hospedagem, alimentação, transporte e serviços. Para empresas que planejam eventos corporativos para 2027, essas despesas precisam entrar na negociação junto com o preço da locação.
João Ugioni, empresário, fundador e CEO da Altus Eventos, empresa especializada no planejamento, produção e execução de encontros empresariais, recomenda comparar o investimento necessário para toda a operação. “O orçamento de eventos corporativos fica incompleto quando considera apenas o aluguel. Equipamentos, operadores, mobiliário e horários adicionais podem mudar a conta depois da assinatura. A proposta precisa mostrar o que está incluído e quanto custará atender às necessidades da programação”, explica.
O custo que fica fora da proposta
O valor da locação nem sempre cobre toda a estrutura necessária para a realização do evento, e outros custos podem surgir conforme as necessidades do espaço e da operação. A conexão de internet, por exemplo, pode exigir reforço para atender aos participantes e permitir transmissões ao vivo, enquanto os equipamentos de som e projeção podem demandar operadores especializados. Além disso, restrições nos horários de carga e descarga podem prolongar o trabalho das equipes de montagem e gerar cobranças adicionais.
Alimentação e localização também interferem no resultado. Reposição de bebidas, extensão do atendimento e convidados excedentes precisam ter condições definidas. Um endereço distante dos participantes pode exigir transporte e hospedagem, reduzindo a economia obtida no aluguel.
A pressão sobre deslocamentos apareceu em pesquisa interna da Alagev, divulgada pela Panrotas em 2 de abril de 2026. Entre 52 gestores de viagens associados consultados, 96% relataram perceber aumento nas tarifas aéreas.
Embora restrito a esse grupo, o resultado chama atenção para uma despesa relevante quando o encontro reúne pessoas de diferentes cidades. “Um local precisa ser avaliado também pelo percurso dos convidados e pela operação dos fornecedores. A economia no espaço pode ser consumida por deslocamentos ou adaptações que não foram considerados na primeira cotação”, observa Ugioni.
Cinco cuidados ao contratar espaços para eventos corporativos
Para empresas que elaboram os orçamentos e negociam fornecedores para 2027, Ugioni reúne cinco verificações antes de fechar negócio.
- Compare propostas com o mesmo escopo: Solicite valores discriminados de locação, mobiliário, equipamentos, limpeza, segurança e profissionais. Confira quantidades e períodos de utilização. A comparação deve considerar a mesma programação e o mesmo número de participantes.
- Avalie a infraestrutura durante a visita técnica: Verifique capacidade elétrica, acústica, climatização, acessibilidade e internet conforme as atividades previstas. Confirme se haverá suporte para som, projeção e transmissão, além de alternativas para eventuais falhas.
- Inclua montagem e desmontagem na negociação: Registre os períodos de carga e descarga, preparação, testes e retirada de materiais. Confira restrições de acesso e cobranças por horas excedentes. O tempo contratado deve comportar toda a operação.
- Dimensione alimentação e deslocamento: Detalhe duração do atendimento, reposição, bebidas e restrições alimentares. Defina prazos para alterar a quantidade de convidados e preços por excedentes. Some transporte, estacionamento e eventual hospedagem antes de escolher o endereço.
- Formalize mudanças e responsabilidades: Estabeleça condições de reajuste, cancelamento e contratação de serviços extras. Determine quem poderá autorizar gastos durante a execução e preveja uma reserva compatível com os riscos identificados.
Além do desembolso, problemas operacionais podem comprometer o objetivo do encontro. “Uma apresentação interrompida ou uma recepção com filas consome o tempo reservado ao conteúdo e às conversas de negócios. O planejamento precisa proteger tanto o orçamento quanto aquilo que a empresa pretende realizar com o evento”, afirma Ugioni.