A pandemia do novo Coronav\u00edrus, trouxe um assunto que j\u00e1 deveria ser pauta constante das empresas do mundo todo que \u00e9 o plano de crise ou plano de conting\u00eancia. Essa ferramenta serve como uma metodologia de \u201cGuerra\u201d onde em ocorr\u00eancias adversas sob as quais a empresa n\u00e3o tem total controle sobre a situa\u00e7\u00e3o, o plano entra em jogo para direcionar a todos quanto a medidas a serem tomadas.<\/p>\n
Durante a pandemia do COVID-19, pode ser percebido a falta de prepara\u00e7\u00e3o de muitas empresas, governos e outros, e a inexist\u00eancia de um plano de conting\u00eancia pensado em medidas baseada em riscos, portanto o objetivo desse material \u00e9 contribuir para que voc\u00ea que est\u00e1 lendo, possa criar planos de conting\u00eancia, liderar comit\u00eas e formar m\u00e9todos seguros para situa\u00e7\u00f5es adversas, seguindo cinco t\u00f3picos b\u00e1sicos:<\/p>\n
1. Comit\u00eas de conting\u00eancia: S\u00e3o forma\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas e tempor\u00e1rias de equipes para lidar com situa\u00e7\u00f5es de crise que requerem a\u00e7\u00f5es diferentes do cotidiano. A forma\u00e7\u00e3o do comit\u00ea \u00e9 importante para respaldar as a\u00e7\u00f5es e principalmente direcionar as atividades da empresa para um caminho seguro e com poucas surpresas. A forma\u00e7\u00e3o desse comit\u00ea requer um pensamento um tanto quanto alinhado, para que as a\u00e7\u00f5es possam de fato assumir um direcionamento organizado, l\u00f3gico e principalmente eficaz. Esse comit\u00ea precisa no m\u00ednimo ter tr\u00eas participantes e cada um deve ter uma posi\u00e7\u00e3o espec\u00edfica: o secret\u00e1rio (respons\u00e1vel pelo registro e elabora\u00e7\u00e3o de pautas), o legislativo (respons\u00e1vel pelo acompanhamento das atualiza\u00e7\u00f5es de legisla\u00e7\u00e3o e conhecimento dos impactos causados pelas implementa\u00e7\u00f5es), e o representante da alta administra\u00e7\u00e3o (respons\u00e1vel pelo voto decis\u00f3rio e ainda acompanhar as medidas realizadas pelo comit\u00ea como terceira pessoa, \u00e0 dist\u00e2ncia).<\/p>\n
Outras pessoas podem fazer parte do comit\u00ea, mas este n\u00e3o deve ultrapassar um grupo de sete pessoas. Formar comit\u00eas com mais pessoas que isso, pode criar discuss\u00f5es pouco produtivas e uma necessidade de envolvimento muito grande, gerando perda de tempo e efici\u00eancia. O grupo participante do comit\u00ea precisa ainda de uma avalia\u00e7\u00e3o de rotina e uma pessoa deve acompanhar essas atividades \u00e0 dist\u00e2ncia de forma cont\u00ednua para verificar as medidas tomadas, e principalmente, detectar aqueles que n\u00e3o estiverem mais trazendo inova\u00e7\u00f5es para o grupo, pois esses devem ser substitu\u00eddos. A frequ\u00eancia de substitui\u00e7\u00e3o deve ser alta, visto que quanto mais pessoas participarem, mais ideias novas ser\u00e3o inclu\u00eddas. Criar um comit\u00ea que passa por atualiza\u00e7\u00f5es frequentes, ajuda a trazer novas sugest\u00f5es a todo tempo.<\/p>\n
2. Invent\u00e1rio de riscos: \u00c9 basicamente uma forma de iniciar uma atividade sem que algum problema futuro passe despercebido e ainda estudar todas as fontes de problemas que podem surgir para estar preparado a altura.\u00a0 Para essa etapa, o invent\u00e1rio deve ser desenvolvido atrav\u00e9s de brainstorming espec\u00edfico, visando acompanhar toda a sua opera\u00e7\u00e3o, seguindo seu fluxo de trabalho real. Se a sua opera\u00e7\u00e3o \u00e9 comercial, avalie os riscos desde seu fornecedor, passando pelo seu processo e v\u00e1 at\u00e9 a entrega ao seu cliente. Lembre-se, voc\u00ea \u00e9 respons\u00e1vel pelo seu produto \/ marca em todo seu ciclo e um problema que possa acontecer, independente sob posse de quem, permanece sendo sua responsabilidade.<\/p>\n
3. Plano de conting\u00eancia: Depois de formado o comit\u00ea e realizado o invent\u00e1rio de riscos o plano de conting\u00eancia pode come\u00e7ar a ser elaborado. No plano, todos os riscos citados no invent\u00e1rio devem estar presentes atrav\u00e9s de medidas de controle, conten\u00e7\u00e3o e preven\u00e7\u00e3o. A descri\u00e7\u00e3o no plano deve ser simples para o entendimento geral e cada etapa deve conter formas de comunicar-se com todos os envolvidos com desenhos, imagens, cartazes ou ent\u00e3o publica\u00e7\u00f5es diversas.\u00a0 Outra etapa dentro do plano de grande import\u00e2ncia \u00e9 a leitura di\u00e1ria. Deve ser estabelecida uma rotina para as equipes da empresa para que a cada dia, seja no in\u00edcio de seu turno, durante paradas programadas ou pr\u00f3ximo a sa\u00edda do trabalho, seja realizada a leitura em grupo de uma etapa do plano. Com isso, em poucos dias a equipe estar\u00e1 familiarizada com as medidas a serem tomadas, ficando mais f\u00e1cil realizar os seus controles. Esse plano precisa conter no m\u00ednimo os seguintes itens: Descri\u00e7\u00e3o do comit\u00ea gestor, Matriz de autoridade e responsabilidade, descri\u00e7\u00e3o das medidas, comunica\u00e7\u00e3o e divulga\u00e7\u00e3o, auditoria e controle de revis\u00f5es.<\/p>\n
4. Auditoria: Uma etapa importante da gest\u00e3o das crises \u00e9 a fase de auditoria. Devem ser realizados periodicamente planos de auditoria espec\u00edficos, baseado nos riscos do invent\u00e1rio, por \u00e1rea neutra, a fim de garantir o acompanhamento e cumprimento das medidas definidas.<\/p>\n
Dica: \u00c9 muito comum ap\u00f3s a elabora\u00e7\u00e3o de um plano de conting\u00eancia que depois de algum tempo medidas deixem de ser realizadas, portanto, o peso da auditoria deve ocorrer de acordo com o grau de risco apresentado no invent\u00e1rio e de acordo com o seu resultado, sua periodicidade deve ser reduzida ou aumentada.<\/p>\n
5. Controle de revis\u00f5es:\u00a0 Como situa\u00e7\u00f5es de crise costumam acontecer sempre em condi\u00e7\u00f5es desconhecidas, o n\u00famero de atualiza\u00e7\u00f5es e mudan\u00e7as de medidas precisa ocorrer de forma r\u00e1pida e para conseguir garantir a qualidade do seu plano, se faz necess\u00e1rio manter um controle r\u00edgido de revis\u00f5es, onde cada revis\u00e3o deve conter ao menos um n\u00famero de revis\u00e3o e data. Esse controle deve ser feito de forma eletr\u00f4nica e todas as vers\u00f5es do documento impressas devem conter o registro como C\u00d3PIA CONTROLADA, a fim de garantir que em uma atualiza\u00e7\u00e3o, nenhum documento obsoleto esteja dispon\u00edvel para consulta. Para melhorar ainda mais a efic\u00e1cia do plano, cada revis\u00e3o deve ter no m\u00ednimo um desenvolvedor (respons\u00e1vel pela revis\u00e3o) e um aprovador (respons\u00e1vel pela checagem) para reduzir o risco de erros nas mudan\u00e7as que forem realizadas.<\/p>\n
DICA: Importante que desenvolvedor e aprovador sejam pessoas de \u00e1reas e pontos de vista diferentes, para que tenham entendimentos e vis\u00f5es diferentes, criando uma maior abrang\u00eancia no documento e ainda menor riscos de que informa\u00e7\u00f5es importantes sejam esquecidas.
\nSobre Luiz Ot\u00e1vio Goi Jr.:<\/p>\n
Com uma hist\u00f3ria de mais de 15 anos no mercado, o gestor empresarial Luiz Ot\u00e1vio Goi, tem desempenhado um papel importante no meio corporativo, desburocratizando e levando a gest\u00e3o de neg\u00f3cios h\u00e1 um novo patamar.<\/p>\n
Nascido na periferia de S\u00e3o Paulo, o jovem n\u00e3o teve facilidades na sua trajet\u00f3ria, estudou a vida toda em escolas p\u00fablicas, e focou seus objetivos na constru\u00e7\u00e3o de um futuro melhor, mudando a realidade do seu ciclo familiar.<\/p>\n
Luiz se formou na \u00e1rea ambiental, se especializou em educa\u00e7\u00e3o, sa\u00fade e seguran\u00e7a no trabalho, sistemas de gest\u00e3o integrados e possui dois MBAs, Gest\u00e3o empresarial e Sustentabilidade Empresarial. Ao longo de mais de 15 anos de experi\u00eancia em gest\u00e3o no ramo da ind\u00fastria automobil\u00edstica, de energia e bens de consumo se tornou gestor corporativo dos sistemas integrados de uma grande empresa, que conta com mais de 15 mil funcion\u00e1rios.<\/p>\n
\u201cPrecisamos criar um mundo corporativo menos cr\u00edtico e mais colaborativo\u201d. Afirma Luiz Ot\u00e1vio Goi jr.<\/p>\n
O gestor realiza um trabalho expressivo de divulga\u00e7\u00e3o de gest\u00e3o empresarial e cultura corporativa de forma simplificada em suas redes sociais, e em m\u00eddias corporativas, a fim de promover a democratiza\u00e7\u00e3o do conhecimento.<\/p>\n
Redes sociais:<\/p>\n
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