{"id":43760,"date":"2022-07-28T11:44:00","date_gmt":"2022-07-28T11:44:00","guid":{"rendered":"https:\/\/economiasa.com.br\/?p=43760"},"modified":"2022-07-28T11:44:00","modified_gmt":"2022-07-28T11:44:00","slug":"menos-reunioes-mais-trabalho","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/economiasa.com.br\/blog\/menos-reunioes-mais-trabalho\/","title":{"rendered":"Menos reuni\u00f5es, mais trabalho"},"content":{"rendered":"

Cada minuto gasto em uma reuni\u00e3o in\u00fatil consome trabalho solo que \u00e9 essencial para criatividade e efici\u00eancia<\/i><\/strong><\/p>\n

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*Tatiany Melecchi e Ben Laker<\/strong><\/p>\n

Nestes anos incertos e complexos da pandemia, muitos profissionais t\u00eam se sentido sobrecarregados com a quantidade de reuni\u00f5es, e n\u00e3o \u00e9 de se admirar: pesquisas recentes apontam que, em m\u00e9dia, eles passam quase de 85% do seu tempo envolvidos em encontros intermin\u00e1veis, em compara\u00e7\u00e3o com 23 horas por semana antes da pandemia e menos de 10 horas na d\u00e9cada de 1960.<\/p>\n

Outra pesquisa realizada pela Robert Half, consultoria de recrutamento especializada, com 2.800 profissionais aponta que os colaboradores remotos est\u00e3o trabalhando mais, passando muito mais tempo em reuni\u00f5es e tendo que acompanhar mais canais de comunica\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Esses dados mostram que quase 70% dos profissionais que fizeram a transi\u00e7\u00e3o para o trabalho remoto por conta da pandemia dizem que agora trabalham nos finais de semana e 45% dizem que trabalham regularmente mais horas durante a semana do que antes.<\/p>\n

Mesmo antes da pandemia, uma pesquisa realizada com l\u00edderes s\u00eaniores em v\u00e1rios setores apontou que 65% dos entrevistados disseram que as reuni\u00f5es os impediam de concluir seu pr\u00f3prio trabalho, 71% disseram que as reuni\u00f5es s\u00e3o improdutivas e ineficientes e 64% afirmam que as reuni\u00f5es v\u00eam \u00e0 custa de um pensamento profundo.<\/p>\n

Como resultado, muitas organiza\u00e7\u00f5es, incluindo o Facebook, est\u00e3o adotando dias sem reuni\u00f5es, durante os quais as pessoas operam em seu pr\u00f3prio ritmo e colaboram com outras em um hor\u00e1rio conveniente para ambos.<\/p>\n

Diante destes novos cen\u00e1rios organizacionais, um time de pesquisadores resolveu avaliar o impacto da redu\u00e7\u00e3o de dias sem reuni\u00e3o nos \u00edndices de produtividade, engajamento e satisfa\u00e7\u00e3o dos colaboradores.<\/p>\n

\u00a0<\/strong>Essa pesquisa foi realizada com mais de mil funcion\u00e1rios, em mais de 50 pa\u00edses e com 75 organiza\u00e7\u00f5es, que introduziram de um a cinco dias sem reuni\u00f5es por semana (proibindo at\u00e9 mesmo reuni\u00f5es individuais) nos \u00faltimos doze meses.<\/p>\n

    \n
  • Quase metade (47%) das empresas reduziram as reuni\u00f5es em 40% ao introduzir dois dias sem reuni\u00f5es por semana;<\/li>\n
  • As demais empresas tentaram algo ainda mais ambicioso: 35% institu\u00edram tr\u00eas dias sem reuni\u00f5es;<\/li>\n
  • 11% implementaram quatro;<\/li>\n
  • Os 7% restantes erradicaram completamente as reuni\u00f5es.<\/li>\n<\/ul>\n

    Resultado de um dia sem reuni\u00e3o<\/u><\/strong><\/p>\n

    Quando um dia sem reuni\u00f5es por semana foi introduzido, a autonomia, a comunica\u00e7\u00e3o, o engajamento e a satisfa\u00e7\u00e3o melhoraram, resultando na diminui\u00e7\u00e3o do microgerenciamento e do estresse, o que fez com que a produtividade aumentasse.<\/p>\n

    Resultado de dois dias sem reuni\u00e3o<\/u><\/strong><\/p>\n

    Quando as reuni\u00f5es foram reduzidas em 40% (o equivalente a dois dias por semana), descobriu-se que a produtividade foi 71% maior porque os funcion\u00e1rios se sentiram mais capacitados e aut\u00f4nomos. Em vez de ficarem presos a uma agenda, eles eram donos de suas listas de tarefas e se responsabilizavam, o que consequentemente aumentou a satisfa\u00e7\u00e3o em 52%.<\/p>\n

    Resultado de tr\u00eas dias sem reuni\u00e3o<\/u><\/strong><\/p>\n

    A remo\u00e7\u00e3o de 60% das reuni\u00f5es, ou seja, o equivalente a tr\u00eas dias por semana aumentou a coopera\u00e7\u00e3o em 55%. Os colaboradores substitu\u00edram as reuni\u00f5es por formas melhores de se conectarem individualmente, em um ritmo adequado para eles, geralmente usando ferramentas de gerenciamento de projetos para auxiliar na comunica\u00e7\u00e3o. Com isso, o risco de estresse diminuiu em 57%, o que melhorou o bem-estar psicol\u00f3gico, f\u00edsico e mental dos funcion\u00e1rios.<\/p>\n

    Resultado de quatro dias sem reuni\u00e3o<\/u><\/strong><\/p>\n

    Para as empresas que institu\u00edram quatro dias sem reuni\u00f5es por semana, descobriu-se que o potencial de microgerenciamento diminuiu em 74%: os colaboradores se sentiram valorizados, confi\u00e1veis e 44% mais engajados e, consequentemente, trabalharam mais pela empresa.<\/p>\n

    Resultado com zero reuni\u00e3o<\/u><\/strong><\/p>\n

    Com zero reuni\u00f5es ocorrendo quatro dias por semana, a comunica\u00e7\u00e3o foi 65% mais clara e substancialmente mais eficaz. Houve muito menos mal-entendidos entre colegas; as pessoas verificavam rapidamente uma conversa anterior do Slack ou um esbo\u00e7o de projeto para revisar uma tarefa ou solicita\u00e7\u00e3o. Frases como \u201cAchei que voc\u00ea tinha me dito\u2026\u201d ou \u201cFiquei com a impress\u00e3o de\u2026\u201d raramente eram usadas.<\/p>\n

    Embora os dados destaquem a import\u00e2ncia de adotar uma pol\u00edtica de n\u00e3o reuni\u00f5es por causa dos benef\u00edcios, tamb\u00e9m existem algumas consequ\u00eancias n\u00e3o intencionais causadas pela lei dos retornos decrescentes. Portanto, os gerentes precisam entender o que funciona para seus contextos exclusivos com a finalidade de maximizar todos os benef\u00edcios de uma estrat\u00e9gia sem reuni\u00f5es. As vantagens dos per\u00edodos sem reuni\u00f5es come\u00e7am a se estabilizar depois que esses encontros s\u00e3o reduzidos em 60% e, na verdade, diminuem al\u00e9m disso. Por exemplo, satisfa\u00e7\u00e3o, produtividade, engajamento e coopera\u00e7\u00e3o diminuem quando as reuni\u00f5es s\u00e3o totalmente eliminadas.<\/p>\n

    Embora possa parecer contraintuitivo, a pesquisa concluiu que ter muitas reuni\u00f5es prejudica a colabora\u00e7\u00e3o eficaz, atrapalha os funcion\u00e1rios durante suas horas mais produtivas e interrompe a linha de pensamento das pessoas.<\/p>\n

    Consequentemente, a conclus\u00e3o foi que o n\u00famero ideal de dias livres de reuni\u00f5es s\u00e3o tr\u00eas, deixando dois dias por semana dispon\u00edveis para reuni\u00f5es por dois motivos: manter conex\u00f5es sociais e gerenciar agendas semanais.<\/p>\n

    As reuni\u00f5es oferecem uma oportunidade de socializar. Um per\u00edodo sem reuni\u00f5es \u00e9 uma remo\u00e7\u00e3o impl\u00edcita de oportunidades de conex\u00e3o \u2014 mesmo que as reuni\u00f5es n\u00e3o sejam a maneira org\u00e2nica pela qual os humanos interagem uns com os outros. Em ambientes de trabalho remoto, o risco de isolamento \u00e9 excepcionalmente alto e, portanto, os gerentes devem criar deliberadamente oportunidades de socializa\u00e7\u00e3o. Reuni\u00f5es informais e sem agenda podem efetivamente atender \u00e0 necessidade humana de contato social.<\/p>\n

    N\u00e3o importa o cronograma proposto, a transi\u00e7\u00e3o para um n\u00famero limitado de dias de reuni\u00f5es exigir\u00e1 alguma criatividade de agendamento. Isso ocorre porque esses tipos de\u00a0hacks<\/em>\u00a0de produtividade no trabalho, se n\u00e3o forem levados a s\u00e9rio, podem simplesmente levar as pessoas a empurrar as reuni\u00f5es para um dia diferente. Se n\u00e3o for tratado, esse efeito de transbordamento pode resultar em sobrecarga de agendamento e se tornar um estressor regular para voc\u00ea e seus funcion\u00e1rios. N\u00e3o se reunir em alguns dias e empacotar todas as reuni\u00f5es em outro dia n\u00e3o resolve nada.<\/p>\n

    Implementando uma pr\u00e1tica sem reuni\u00f5es<\/strong><\/p>\n

    Se voc\u00ea deseja implantar uma pol\u00edtica de n\u00e3o reuni\u00f5es ou ajustar a j\u00e1 existente, \u00e9 preciso se conectar com a sua equipe. Separei alguns passos:<\/p>\n

      \n
    1. Conecte-se com a sua equipe<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

      Solicite\u00a0feedback<\/em>\u00a0antes de iniciar as altera\u00e7\u00f5es nas pr\u00e1ticas atuais de reuni\u00e3o. Voc\u00ea pode fazer isso circulando a premissa por tr\u00e1s e raciocinando por per\u00edodos sem reuni\u00f5es. Aqueles que trabalham de forma multifuncional em projetos podem causar algum retrocesso, portanto, ofere\u00e7a uma raz\u00e3o clara e convincente para introduzir essa nova pol\u00edtica nas agendas semanais de todos. Talvez v\u00e1rios membros da equipe estejam trabalhando em projetos complexos que exigem mais tempo para pensar nos desafios \u2014 ou talvez as agendas de todos estejam muito cheias de reuni\u00f5es para cumprir prazos de trabalho rigorosos.<\/p>\n

        \n
      1. Incentive a informalidade<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

        Os humanos s\u00e3o contadores de hist\u00f3rias, ent\u00e3o permita que os membros de sua equipe sejam quem eles s\u00e3o. Nossa pesquisa considerou ben\u00e9fico que memes, assuntos atuais, esportes, not\u00edcias de celebridades, planos de f\u00e9rias e emojis sejam compartilhados e discutidos em plataformas de comunica\u00e7\u00e3o interna. Os funcion\u00e1rios veem essas intera\u00e7\u00f5es informais como extens\u00f5es de si mesmos e acreditam que o ambiente de trabalho deve permitir que expressem a totalidade de quem s\u00e3o. Quando as conversas informais fluem em sua empresa, as barreiras da formalidade s\u00e3o removidas; a maioria das perguntas (87%) \u00e9 respondida no bebedouro virtual \u2014 como um quadro de mensagens \u2014 ou em uma plataforma de mensagens diretas, como Slack ou Teams, e as reuni\u00f5es se tornam coisa do passado. Fornecer um f\u00f3rum para desabafar social, contar hist\u00f3rias ou relaxar juntos \u00e9 sempre apreciado, descobrimos.<\/p>\n

          \n
        1. Pratique melhor a higiene das reuni\u00f5es<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

          O principal desafio das empresas ao fazer essa transi\u00e7\u00e3o \u00e9 encontrar uma maneira nova e organizada de colaborar. Pode ser f\u00e1cil voltar a padr\u00f5es antigos, portanto, forne\u00e7a regras b\u00e1sicas para ajudar os funcion\u00e1rios a se adaptarem \u00e0 nova abordagem.<\/p>\n

            \n
          1. Tenha objetivos claros<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

            \u00a0<\/strong>Certifique-se de que cada reuni\u00e3o tenha uma agenda clara e o resultado esperado. As reuni\u00f5es que n\u00e3o possuem esses dois elementos provavelmente n\u00e3o foram bem pensadas e, provavelmente, o problema poderia ter sido resolvido apenas em um e-mail. Incentive sua equipe a cancelar reuni\u00f5es que n\u00e3o sejam o melhor uso de seu tempo; ser criterioso sobre quais reuni\u00f5es agregam valor e quais n\u00e3o agregam pode ajudar a liberar ainda mais seus calend\u00e1rios.<\/p>\n

            Em \u00faltima an\u00e1lise, as pol\u00edticas de aus\u00eancia de reuni\u00f5es permitem uma colabora\u00e7\u00e3o eficiente, ao mesmo tempo em que evitam que o trabalho focado e direto seja interrompido. Observamos que os funcion\u00e1rios apreciam essas pol\u00edticas, que permitem que eles se destaquem sem quebrar seu \u00edmpeto. Ap\u00f3s um per\u00edodo de ajuste, a maioria das equipes v\u00ea o valor de tornar as reuni\u00f5es uma ocorr\u00eancia pouco frequente, principalmente se ocorrerem apenas dois dias por semana. Com as reuni\u00f5es gerando t\u00e3o pouco retorno sobre o investimento de tempo, o custo de oportunidade \u00e9 muito alto para n\u00e3o agir agora.<\/p>\n

            Por um lado, o tempo \u00e9 soma zero. Cada minuto gasto em uma reuni\u00e3o in\u00fatil consome tempo para trabalho solo que \u00e9 igualmente essencial para criatividade e efici\u00eancia. Entretanto, agendas repletas de reuni\u00f5es interrompem o \u201ctrabalho profundo\u201d \u2014 um termo que o professor de ci\u00eancia da computa\u00e7\u00e3o de Georgetown, Cal Newport, usa para descrever a capacidade de se concentrar sem distra\u00e7\u00e3o em uma tarefa cognitivamente exigente. Em um estudo recente, gerentes em geral nos Estados Unidos e na China nos disseram que isso acontece \u201ccom muita frequ\u00eancia!\u201d. Como consequ\u00eancia, as pessoas tendem a chegar cedo ao trabalho, ficar at\u00e9 tarde ou usar os fins de semana para descansar\u2026 de forma concentrada.<\/p>\n

            Nesses anos de pandemia, quantas vezes voc\u00ea acordou mais cedo para trabalhar e fazer suas entregas antes do hor\u00e1rio do trabalho ou ficou trabalhando depois do jantar e finais de semana porque passou praticamente a semana inteira em reuni\u00f5es virtuais?<\/p>\n

            Certamente, as reuni\u00f5es s\u00e3o essenciais para permitir a colabora\u00e7\u00e3o, a criatividade e a inova\u00e7\u00e3o. Elas geralmente promovem relacionamentos e garantem a troca de informa\u00e7\u00f5es adequada, al\u00e9m de fornecer benef\u00edcios reais. Mas por que algu\u00e9m argumentaria em defesa de reuni\u00f5es excessivas, especialmente quando ningu\u00e9m gosta muito delas?<\/p>\n

            Porque os executivos querem ser bons soldados. Quando eles sacrificam seu pr\u00f3prio tempo e bem-estar para reuni\u00f5es, eles assumem que est\u00e3o fazendo o que \u00e9 melhor para os neg\u00f3cios \u2014 e n\u00e3o veem os custos para a organiza\u00e7\u00e3o. Eles ignoram o custo coletivo da produtividade, foco e engajamento.<\/p>\n

            Cada minuto gasto em uma reuni\u00e3o in\u00fatil consome trabalho solo que \u00e9 essencial para criatividade e efici\u00eancia. Agendas cortadas interrompem o pensamento profundo, de modo que as pessoas chegam ao trabalho mais cedo, ficam at\u00e9 tarde ou usam os fins de semana como momentos de sil\u00eancio para se concentrar. E comportamentos disfuncionais em reuni\u00f5es est\u00e3o associados a n\u00edveis mais baixos de participa\u00e7\u00e3o de mercado, inova\u00e7\u00e3o e estabilidade no emprego.<\/p>\n

            SOBRE OS AUTORES<\/strong><\/p>\n

            Ben Laker (@drbenlaker) \u00e9 professor de lideran\u00e7a na Henley Business School da University of Reading. Vijay Pereira \u00e9 professor de gest\u00e3o estrat\u00e9gica e internacional de capital humano na NEOMA Business School. Pawan Budhwar \u00e9 o Professor do 50\u00ba Anivers\u00e1rio de Gest\u00e3o Internacional de Recursos Humanos na Aston Business School da Aston University. Ashish Malik (@maliknewcas) \u00e9 professor associado de gest\u00e3o estrat\u00e9gica de recursos humanos na Newcastle Business School da Universidade de Newcastle.<\/p>\n

            Sobre Tatiany Melecchi<\/strong><\/p>\n

            Tatiany Melecchi \u00e9 mestre em Marketing pela Massey University, Nova Zel\u00e2ndia,\u00a0 a primeira brasileira certificada como Professional in Talent Development pela ATD\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 (Association for Talent and Development) nos EUA, Coach ACC pela ICF pela International Coach Federation e Facilitadora Internacional Certificada pela LTEN\u00a0(Life Sciences Trainers & Educators Network) nos EUA e facilitadora Internacional certificada em Neuroci\u00eancia da Gest\u00e3o da Mudan\u00e7a pela 7th Mind, Inc nos EUA.<\/p>\n

            Top performer em Vendas na ind\u00fastria farmac\u00eautica no Brasil e Nova Zel\u00e2ndia, Tatiany Melecchi re\u00fane mais de 20 anos de experi\u00eancia nas \u00e1reas de vendas, marketing e treinamento e desenvolvimento de times comerciais em empresas globais com resultados expressivos no Brasil, Nova Zel\u00e2ndia & Estados Unidos.<\/p>\n

            Atualmente \u00e9 autora da ATD Sales Enablement Community of Practice e CEO Fundadora da Consultoria Transforma People & Performance, onde dedica a sua carreira \u00e0 pesquisa e desenvolvimento de metodologias e solu\u00e7\u00f5es inovadoras de aprendizagem. que visam facilitar a transfer\u00eancia do aprendizado para pr\u00e1tica nas organiza\u00e7\u00f5es e consequentemente maximizar a performance e resultados.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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