{"id":86882,"date":"2026-10-07T19:56:43","date_gmt":"2026-10-07T22:56:43","guid":{"rendered":"https:\/\/economiasa.com.br\/blog\/?p=86882"},"modified":"2026-10-07T19:56:44","modified_gmt":"2026-10-07T22:56:44","slug":"o-que-muda-na-guarda-dos-documentos-fiscais-eletronicos-com-o-ajuste-sinief-2-2025","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/economiasa.com.br\/blog\/o-que-muda-na-guarda-dos-documentos-fiscais-eletronicos-com-o-ajuste-sinief-2-2025\/","title":{"rendered":"O que muda na guarda dos documentos fiscais eletr\u00f4nicos com o Ajuste SINIEF 2\/2025"},"content":{"rendered":"\n

Por\u00a0<\/em>Romel\u00a0Tolentino, Vice-Presidente Comercial para a Am\u00e9rica Latina da Access<\/em>\u00a0<\/em>\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Em 3 de agosto de 2026 terminou o per\u00edodo de flexibiliza\u00e7\u00e3o que permitia \u00e0s empresas do regime regular\u00a0emitir\u00a0documentos fiscais eletr\u00f4nicos sem os campos do IBS e da CBS. Desde ent\u00e3o, notas sem os novos grupos de informa\u00e7\u00e3o s\u00e3o rejeitadas pelo ambiente autorizador, conforme o Comit\u00ea Gestor do IBS confirmou em comunicado de julho de 2026. O marco encerra a fase de toler\u00e2ncia do primeiro ano de testes da reforma tribut\u00e1ria e, com menos aten\u00e7\u00e3o do mercado, inaugura tamb\u00e9m um novo ciclo de vida para esses arquivos.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Pelo Ajuste SINIEF n\u00ba 2\/2025, publicado pelo CONFAZ em conjunto com a Receita Federal e em vigor desde 1\u00ba de maio de 2025, cada XML autorizado a partir de agora permanecer\u00e1 nas bases das administra\u00e7\u00f5es tribut\u00e1rias por no m\u00ednimo 132 meses.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

A norma foi recebida com\u00a0uma certa confus\u00e3o pelo mercado. Ao fixar o prazo de 11 anos, contado da data de autoriza\u00e7\u00e3o do documento, para a guarda e o expurgo dos\u00a0XMLs\u00a0de NF-e, CT-e, MDF-e,\u00a0NFC-e, BP-e, NF3e,\u00a0NFCom\u00a0e dos demais documentos fiscais eletr\u00f4nicos listados, o ajuste foi lido por parte do mercado como uma amplia\u00e7\u00e3o da obriga\u00e7\u00e3o do contribuinte. Circularam orienta\u00e7\u00f5es de que as empresas teriam de estender sua reten\u00e7\u00e3o de cinco para 11 anos, e fornecedores de sistemas anunciaram a mudan\u00e7a como uma nova exig\u00eancia a ser cumprida pelos clientes.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

A cl\u00e1usula primeira do ajuste diz que os Estados, o Distrito Federal e a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil acordam em padronizar o prazo entre si, e o instrumento se fundamenta no artigo 199 do C\u00f3digo Tribut\u00e1rio Nacional, que trata da assist\u00eancia m\u00fatua entre as fazendas p\u00fablicas. A Secretaria da Fazenda de S\u00e3o Paulo, na Resposta \u00e0 Consulta Tribut\u00e1ria n\u00ba 31.869, publicada em 2025, afirmou que a exig\u00eancia se dirige exclusivamente \u00e0s administra\u00e7\u00f5es tribut\u00e1rias e n\u00e3o imp\u00f5e novas obriga\u00e7\u00f5es ao contribuinte, cujo prazo de guarda permanece o da legisla\u00e7\u00e3o vigente, no caso paulista os cinco anos do artigo 202 do Regulamento do ICMS.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

A\u00a0regra geral continua sendo a do C\u00f3digo Tribut\u00e1rio Nacional, que vincula a guarda aos prazos decadencial e prescricional de cinco anos, com a ressalva dos documentos relacionados a processos pendentes, preservados at\u00e9 a decis\u00e3o definitiva.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Vale detalhar como esse prazo se conta, porque \u00e9 da\u00ed que vem parte da confus\u00e3o. Pelo artigo 173 do C\u00f3digo Tribut\u00e1rio Nacional, o prazo de cinco anos para o fisco constituir o cr\u00e9dito come\u00e7a no primeiro dia do exerc\u00edcio seguinte \u00e0quele em que o lan\u00e7amento poderia ter sido feito, o que, na pr\u00e1tica, leva a reten\u00e7\u00e3o prudente a algo entre cinco e seis anos.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

J\u00e1 os 132 meses do ajuste correm da data de autoriza\u00e7\u00e3o de cada documento e n\u00e3o se confundem com prazo decadencial ou prescricional, como destacou a consultoria Grant Thornton em an\u00e1lise publicada em abril de 2025. S\u00e3o instrumentos de natureza distinta, um voltado ao direito de cobrar e outro \u00e0 gest\u00e3o das bases de dados das administra\u00e7\u00f5es.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Como os prazos de guarda passam a funcionar<\/strong>\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Esclarecido o alcance, o que resta \u00e9 a consequ\u00eancia pr\u00e1tica, e ela \u00e9 mais relevante do que a pol\u00eamica sobre quem deve guardar o qu\u00ea. A partir de maio de 2025 passou a existir uma assimetria formal de mem\u00f3ria entre o fisco e o contribuinte. A administra\u00e7\u00e3o tribut\u00e1ria ter\u00e1, para cada documento, um hist\u00f3rico de 11 anos dispon\u00edvel para cruzamentos e revis\u00f5es, enquanto a empresa que seguir apenas o m\u00ednimo legal ter\u00e1 descartado o mesmo arquivo ap\u00f3s\u00a0cinco anos, ou seis, a depender de como se conta o prazo decadencial. Nos anos que separam um prazo do outro, o fisco saber\u00e1 da opera\u00e7\u00e3o e o contribuinte ter\u00e1 apenas a escritura\u00e7\u00e3o cont\u00e1bil, sem o documento que a originou.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Na maioria dos casos isso n\u00e3o gera autua\u00e7\u00e3o, porque o direito de constituir o cr\u00e9dito tribut\u00e1rio tamb\u00e9m est\u00e1 limitado pelo prazo decadencial. H\u00e1 situa\u00e7\u00f5es, por\u00e9m, nas quais a janela mais longa importa. Processos administrativos e judiciais que se arrastam por anos, pedidos de restitui\u00e7\u00e3o e ressarcimento, glosas de cr\u00e9dito em cadeias de fornecimento, revis\u00f5es de pre\u00e7o de transfer\u00eancia, disputas societ\u00e1rias e dilig\u00eancias em fus\u00f5es e aquisi\u00e7\u00f5es frequentemente exigem documentos de opera\u00e7\u00f5es ocorridas muito antes de cinco anos.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Em todas elas, a parte que preservou o XML \u00edntegro, com os eventos de cancelamento, carta de corre\u00e7\u00e3o e manifesta\u00e7\u00e3o do destinat\u00e1rio, chega \u00e0 mesa com mais informa\u00e7\u00e3o do que a parte que n\u00e3o preservou.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Reforma tribut\u00e1ria tamb\u00e9m gerou mudan\u00e7as<\/strong>\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Este\u00a0ponto ganhou\u00a0outra dimens\u00e3o com a reforma tribut\u00e1ria. Os\u00a0XMLs\u00a0autorizados\u00a0desde\u00a0agosto de 2026 carregam, al\u00e9m dos tributos atuais, os grupos de IBS e CBS com a al\u00edquota teste de 1%, composta por 0,1% de IBS e 0,9% de CBS. S\u00e3o os primeiros documentos do regime dual, e \u00e9 sobre eles que a Receita Federal, os estados e o Comit\u00ea Gestor do IBS v\u00e3o calibrar apura\u00e7\u00e3o, cr\u00e9dito e fiscaliza\u00e7\u00e3o do novo modelo nos pr\u00f3ximos anos.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Com a guarda de 132 meses pelas administra\u00e7\u00f5es, esses arquivos estar\u00e3o dispon\u00edveis para an\u00e1lise retrospectiva at\u00e9 2037, per\u00edodo no qual a transi\u00e7\u00e3o entre os dois sistemas estar\u00e1 conclu\u00edda e eventuais inconsist\u00eancias do ano de testes poder\u00e3o ser reexaminadas \u00e0 luz das regras definitivas.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Para o contribuinte, a pergunta deixa de ser se a norma o obriga e passa a ser qual pol\u00edtica de reten\u00e7\u00e3o faz sentido em um ambiente no qual a contraparte guarda por mais tempo. A Associa\u00e7\u00e3o Brasileira de Automa\u00e7\u00e3o para o Com\u00e9rcio, em orienta\u00e7\u00e3o t\u00e9cnica divulgada em abril de 2025, recomendou que as empresas adotem voluntariamente os mesmos 11 anos para os\u00a0XMLs, como medida de seguran\u00e7a jur\u00eddica diante de fiscaliza\u00e7\u00f5es, auditorias e lit\u00edgios.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

A recomenda\u00e7\u00e3o n\u00e3o tem for\u00e7a de obriga\u00e7\u00e3o, mas reflete a l\u00f3gica de quem j\u00e1 lidou com um auto de infra\u00e7\u00e3o no qual o \u00fanico documento capaz de sustentar a defesa havia sido expurgado por pol\u00edtica interna.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Guardar por 11 anos, por\u00e9m, \u00e9 diferente de apenas n\u00e3o apagar. A utilidade de um XML depende de ele permanecer \u00edntegro, leg\u00edvel, indexado e associado aos eventos que o alteraram ao longo do tempo. Arquivos soltos em servidores de departamento, c\u00f3pias em caixas de e-mail e backups sem cat\u00e1logo n\u00e3o atendem a esse requisito, e \u00e9 comum que empresas descubram isso somente quando precisam localizar uma nota espec\u00edfica de sete anos atr\u00e1s em meio a milh\u00f5es de documentos.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

A gest\u00e3o documental fiscal exige tabela de temporalidade definida, reposit\u00f3rio com controle de vers\u00e3o e de acesso e rotina de verifica\u00e7\u00e3o de integridade, al\u00e9m de uma pol\u00edtica de expurgo aplicada com o mesmo rigor da pol\u00edtica de guarda, porque reter indefinidamente o que n\u00e3o precisa ser retido tamb\u00e9m tem custo e risco, inclusive sob a Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados quando os documentos envolvem pessoas f\u00edsicas.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

H\u00e1 ainda um efeito sobre a forma como o fisco fiscaliza. Com 11 anos de dados estruturados em XML, cruzamentos que antes dependiam de amostragem passam a ser poss\u00edveis em s\u00e9ries longas: padr\u00f5es de emiss\u00e3o por fornecedor, recorr\u00eancia de cancelamentos, diverg\u00eancias entre o declarado na nota e o escriturado no SPED, comportamento de cr\u00e9dito ao longo de ciclos\u00a0completos de neg\u00f3cio. O contribuinte que mant\u00e9m seu pr\u00f3prio hist\u00f3rico consegue antecipar essas an\u00e1lises e corrigir inconsist\u00eancias antes que virem notifica\u00e7\u00e3o, enquanto aquele que descartou o arquivo no quinto ano responde a perguntas sobre o oitavo com base na mem\u00f3ria da outra parte.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

O Ajuste SINIEF n\u00ba 2\/2025 n\u00e3o alterou a obriga\u00e7\u00e3o legal das empresas, e esse ponto precisa ser dito com clareza para interromper a interpreta\u00e7\u00e3o equivocada que ainda circula. O que a norma alterou foi o equil\u00edbrio de informa\u00e7\u00e3o entre quem emite e quem fiscaliza. Em um ambiente no qual os documentos do novo sistema tribut\u00e1rio come\u00e7am a ser gerados em escala e ser\u00e3o revisitados por mais de uma d\u00e9cada, a decis\u00e3o sobre quanto tempo guardar deixou de ser uma quest\u00e3o de cumprimento m\u00ednimo e passou a ser uma escolha sobre quanto a empresa quer saber do pr\u00f3prio passado quando for perguntada sobre ele.\u00a0<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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