{"id":88384,"date":"2026-11-06T09:22:13","date_gmt":"2026-11-06T12:22:13","guid":{"rendered":"https:\/\/economiasa.com.br\/blog\/?p=88384"},"modified":"2026-11-06T09:22:14","modified_gmt":"2026-11-06T12:22:14","slug":"gestao-documental-ganha-espaco-na-adaptacao-a-reforma-tributaria","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/economiasa.com.br\/blog\/gestao-documental-ganha-espaco-na-adaptacao-a-reforma-tributaria\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o documental ganha espa\u00e7o na adapta\u00e7\u00e3o \u00e0 reforma tribut\u00e1ria"},"content":{"rendered":"\n

Por <\/em>Romel Tolentino, Vice-Presidente Comercial para a Am\u00e9rica Latina da Access<\/em>\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Como j\u00e1 tem sido amplamente divulgado, a reforma tribut\u00e1ria vai mudar quase que completamente o processo de recolhimento fiscal brasileiro. Uma das transforma\u00e7\u00f5es previstas \u00e9 o split payment, que prev\u00ea a separa\u00e7\u00e3o da parcela dos tributos na liquida\u00e7\u00e3o dos pagamentos, e que demanda uma integra\u00e7\u00e3o quase que total entre essas duas frentes.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

E o ponto central para essa gest\u00e3o \u00e9 a liga\u00e7\u00e3o entre o documento emitido, a opera\u00e7\u00e3o que o originou, e o pagamento correspondente. Automatizar o recolhimento n\u00e3o produz, por si s\u00f3, o hist\u00f3rico comercial de uma compra ou da contrata\u00e7\u00e3o de um servi\u00e7o. Essa rastreabilidade depende da associa\u00e7\u00e3o entre contratos, pedidos, comprovantes de entrega, documentos fiscais e registros financeiros. \u00c9 essa continuidade que a guarda e a recupera\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es precisam preservar.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Uma mesma compra pode deixar o contrato em compras, a nota fiscal na contabilidade e o comprovante de pagamento no financeiro. Reunir essas informa\u00e7\u00f5es permite compreender o neg\u00f3cio realizado, inclusive quando h\u00e1 parcelamentos, devolu\u00e7\u00f5es ou ajustes. A aproxima\u00e7\u00e3o entre documentos fiscais e transa\u00e7\u00f5es financeiras refor\u00e7a a necessidade de organizar os registros como partes de uma opera\u00e7\u00e3o, preservando as rela\u00e7\u00f5es entre o que foi contratado, entregue e pago.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Entretanto, a automa\u00e7\u00e3o do recolhimento n\u00e3o re\u00fane, por si s\u00f3, esse hist\u00f3rico comercial. Para acompanhar uma compra ou a contrata\u00e7\u00e3o de um servi\u00e7o, a empresa precisa associar documentos produzidos em momentos diferentes e sob a responsabilidade de v\u00e1rias \u00e1reas. A gest\u00e3o documental deve preservar essa continuidade, permitindo que as informa\u00e7\u00f5es utilizadas no processamento fiscal tamb\u00e9m estejam dispon\u00edveis para concilia\u00e7\u00e3o, consultas internas e comprova\u00e7\u00e3o das opera\u00e7\u00f5es.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Esse trabalho abre espa\u00e7o para projetos que combinem guarda f\u00edsica, digitaliza\u00e7\u00e3o, armazenamento eletr\u00f4nico e organiza\u00e7\u00e3o dos fluxos de informa\u00e7\u00e3o. Para empresas especializadas nesses servi\u00e7os, a oportunidade est\u00e1 em ajudar o cliente a incorporar os documentos \u00e0 rotina dos neg\u00f3cios, desde o recebimento dos arquivos at\u00e9 a recupera\u00e7\u00e3o do hist\u00f3rico de uma transa\u00e7\u00e3o. O escopo pode incluir classifica\u00e7\u00e3o, indexa\u00e7\u00e3o e vincula\u00e7\u00e3o dos registros aos contratos e pagamentos correspondentes.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Organiza\u00e7\u00e3o come\u00e7a no fluxo entre as \u00e1reas<\/strong>\u00a0<\/p>\n\n\n\n

O primeiro passo \u00e9 identificar os registros que cada \u00e1rea produz ou recebe. Compras re\u00fane pedidos e contratos; a opera\u00e7\u00e3o registra entregas ou o aceite de servi\u00e7os; o financeiro acompanha pagamentos; e a \u00e1rea fiscal utiliza os documentos na apura\u00e7\u00e3o. Uma pol\u00edtica de gest\u00e3o documental precisa definir como essas informa\u00e7\u00f5es ser\u00e3o relacionadas, quem poder\u00e1 consult\u00e1-las e quem responder\u00e1 por sua atualiza\u00e7\u00e3o e preserva\u00e7\u00e3o.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Essa defini\u00e7\u00e3o deve orientar a classifica\u00e7\u00e3o dos arquivos. Metadados como fornecedor, unidade de neg\u00f3cio, per\u00edodo e identifica\u00e7\u00e3o da opera\u00e7\u00e3o permitem localizar documentos a partir de diferentes necessidades de consulta. No caso da NF-e, a chave de acesso pode ser utilizada como refer\u00eancia para estabelecer v\u00ednculos com outros registros. O importante \u00e9 que os crit\u00e9rios de organiza\u00e7\u00e3o sejam compartilhados pelas \u00e1reas envolvidas, mesmo quando cada departamento utiliza um sistema pr\u00f3prio.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Centralizar a gest\u00e3o, portanto, n\u00e3o exige transferir todos os arquivos para uma \u00fanica pasta. O projeto pode preservar os sistemas utilizados pelas equipes, desde que estabele\u00e7a crit\u00e9rios comuns de classifica\u00e7\u00e3o, acesso e recupera\u00e7\u00e3o. A integra\u00e7\u00e3o deve permitir que uma consulta alcance os documentos necess\u00e1rios \u00e0 an\u00e1lise, respeitando as responsabilidades de cada \u00e1rea e as permiss\u00f5es de quem utiliza a informa\u00e7\u00e3o.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Uma venda parcelada ilustra essa necessidade: a nota fiscal pode corresponder a v\u00e1rios recebimentos, realizados em datas diferentes. Se houver uma devolu\u00e7\u00e3o parcial, o hist\u00f3rico tamb\u00e9m precisar\u00e1 incluir os documentos que registram a devolu\u00e7\u00e3o e os ajustes financeiros e fiscais cab\u00edveis. Manter essas informa\u00e7\u00f5es associadas permite acompanhar as altera\u00e7\u00f5es da opera\u00e7\u00e3o sem perder a refer\u00eancia do neg\u00f3cio original.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o contribui para incorporar a esse fluxo contratos antigos, aditivos e comprovantes ainda mantidos em papel. A convers\u00e3o deve vir acompanhada de indexa\u00e7\u00e3o e associa\u00e7\u00e3o \u00e0s opera\u00e7\u00f5es correspondentes. J\u00e1 os documentos originalmente eletr\u00f4nicos precisam ser capturados e preservados em seu formato de origem. O projeto deve distinguir o acervo que precisa ser convertido dos arquivos que j\u00e1 nascem digitais e necessitam de classifica\u00e7\u00e3o, armazenamento e controle de acesso.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Split payment vai refor\u00e7ar a conex\u00e3o entre documentos e pagamentos<\/strong>\u00a0<\/p>\n\n\n\n

\u00c9 nessa rela\u00e7\u00e3o entre informa\u00e7\u00e3o fiscal e acompanhamento da opera\u00e7\u00e3o que o split payment se insere. Previsto na Lei Complementar n\u00ba 214, de 2025, o mecanismo estabelece a segrega\u00e7\u00e3o e o recolhimento do Imposto sobre Bens e Servi\u00e7os, o IBS, e da Contribui\u00e7\u00e3o sobre Bens e Servi\u00e7os, a CBS, na liquida\u00e7\u00e3o financeira das transa\u00e7\u00f5es alcan\u00e7adas.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Embora essa implanta\u00e7\u00e3o ocorra por etapas, a vincula\u00e7\u00e3o entre notas fiscais e pagamentos j\u00e1 conta com especifica\u00e7\u00f5es t\u00e9cnicas. A Nota T\u00e9cnica 2026.006, publicada em agosto de 2026, detalha como informar os dados da transa\u00e7\u00e3o financeira em campos espec\u00edficos do documento fiscal eletr\u00f4nico ou em eventos associados. Essa estrutura permite relacionar a nota ao pagamento correspondente, preservando o v\u00ednculo entre os registros fiscais e financeiros.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Para a gest\u00e3o documental, a implica\u00e7\u00e3o \u00e9 preservar essa associa\u00e7\u00e3o no acervo utilizado pela empresa. Os dados transmitidos para viabilizar o recolhimento devem continuar relacionados aos documentos que explicam a opera\u00e7\u00e3o. Assim, a integra\u00e7\u00e3o dos sistemas fiscais e financeiros pode ser acompanhada de uma organiza\u00e7\u00e3o que permita \u00e0s equipes consultar o hist\u00f3rico comercial, identificar altera\u00e7\u00f5es e acompanhar os valores envolvidos.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Em resumo, a prepara\u00e7\u00e3o para a reforma tribut\u00e1ria deve incluir a gest\u00e3o documental nas decis\u00f5es sobre investimentos, sistemas e processos. Isso significa planejar a organiza\u00e7\u00e3o dos acervos junto com as mudan\u00e7as na opera\u00e7\u00e3o, definindo o apoio especializado necess\u00e1rio para que os documentos estejam dispon\u00edveis a quem precisa utiliz\u00e1-los. O ganho pode permanecer muito al\u00e9m da adequa\u00e7\u00e3o fiscal: menos tempo gasto reunindo comprovantes, mais agilidade para esclarecer diverg\u00eancias e condi\u00e7\u00f5es de responder a uma auditoria sem mobilizar v\u00e1rias \u00e1reas para reconstruir o hist\u00f3rico de uma transa\u00e7\u00e3o.\u00a0<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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