Transição do papel para o digital reduziu o tempo de formalização de documentos e ampliou a automação de processos em diferentes áreas da companhia
A 3corações, uma das maiores empresas do setor de alimentos e bebidas do Brasil, avança na transformação digital de sua gestão de contratos com a plataforma líder em assinaturas eletrônicas no país, a ZapSign. Desde a implementação, mais de 70 mil documentos foram assinados digitalmente e cerca de 220 mil folhas de papel deixaram de ser utilizadas.
Antes da adoção da solução, a companhia enfrentava desafios típicos de operações descentralizadas: contratos enviados fisicamente entre regiões demoravam dias para retornar assinados, gerando atrasos em aprovações e maior dificuldade de rastreabilidade. Mesmo com iniciativas digitais anteriores, os custos elevados e a falta de integrações limitavam a expansão da assinatura eletrônica. Havia ainda resistência cultural em algumas áreas internas.
“Em empresas com operações distribuídas, a assinatura de um documento pode se tornar um gargalo quando depende de trânsito físico ou de etapas manuais. O desafio da tecnologia é integrar a formalização aos sistemas que a empresa já utiliza, para que a assinatura faça parte do fluxo do negócio e não seja uma etapa isolada”, afirma Getúlio Santos, cofundador da ZapSign.
De acordo com a 3corações, a ZapSign foi escolhida por combinar simplicidade de uso, múltiplos canais de envio (e-mail, SMS e WhatsApp) e integração via API com os sistemas internos da companhia. A solução foi inicialmente implantada na área Jurídica e expandiu rapidamente para Serviço ao Cliente, Financeiro, Societário, Segurança da Informação e Controladoria.
Resultados mensuráveis
Desde a implementação, o tempo médio de retorno de contratos caiu de dias para minutos, com documentos sendo assinados na mesma hora quando enviados via WhatsApp. A integração via API na área de Serviço ao Cliente automatizou todo o ciclo — criação, envio e registro —, eliminando retrabalhos manuais.
No pilar de sustentabilidade, a digitalização gerou economia de mais de 220 mil folhas de papel, equivalente à preservação de 263 árvores e à economia de aproximadamente 891 mil litros de água. A iniciativa reforçou o projeto “Papel Zero”, iniciado em 2016, e pavimentou o caminho para o “Jurídico Invisível”, que automatiza documentos recorrentes mantendo total segurança e rastreabilidade.
Para Raquel Brandão, Gerente Executiva Jurídica da 3corações, a solução permitiu ao time jurídico atuar de forma mais estratégica, com maior autonomia para as áreas de Negócio e redução significativa de tarefas operacionais manuais. “Quando estruturamos um processo jurídico, precisamos olhar não apenas para a formalização do documento, mas para toda a jornada das áreas envolvidas. A digitalização reduziu etapas manuais, deu mais autonomia aos times e permitiu que o Jurídico concentrasse esforços em atividades que exigem análise e atuação estratégica”, explica.