Empresa do setor florestal que produz 1,2 milhão de toneladas de celulose por ano, padroniza e melhora a sua gestão de cadastros, eliminando planilhas e o preenchimento manual de dezenas de informações
A Celulose Nipo-Brasileira S.A., também conhecida como Cenibra, implantou um sistema de governança de dados em seu complexo industrial localizado em Belo Oriente (MG) para padronizar e melhorar o processo de cadastro de materiais, equipamentos e insumos.
Com a adoção da tecnologia de gestão de dados mestres (MDM) da Akquinet Brasil, a gigante do setor florestal automatizou 84,8% do fluxo de cadastros, eliminando trabalhos manuais e inconsistências no sistema de gestão SAP, reduzindo pela metade o tempo de cadastro.
Antes do salto tecnológico, criar um produto ou matéria-prima levava 16 dias corridos e passava por cinco planilhas antes de chegar, de fato, ao sistema de gestão SAP, usado na companhia. Com a solução MDM+ BRO da Akquinet Brasil, essa modernização reduziu o tempo médio de atendimento de novos cadastros em 50%, atingindo um acordo de nível de serviço (SLA) de 90% da área responsável na companhia.
Com a implementação da solução da Akquinet, ao todo, 11 processos foram automatizados e 7.540 regras de negócio foram implementadas, integrando quatro áreas de negócio em um fluxo padronizado e eliminando o uso de planilhas paralelas.
A transformação foi sentida diretamente por quem lida com os suprimentos da organização. Romain Teixeira, especialista em Suprimentos na Cenibra, destaca que a adoção do MDM+ BRO trouxe mais governança, padronização e controle para o cadastro de materiais no ERP SAP.
“A solução reduziu significativamente duplicidades, inconsistências e retrabalho, além de aumentar a qualidade e a confiabilidade dos dados mestres”, afirma Teixeira, ressaltando que a mudança também se sustenta na rastreabilidade. “Com workflows automatizados, validações e rastreabilidade completa, o processo tornou-se mais eficiente, auditável e alinhado às melhores práticas de gestão, gerando ganhos operacionais e apoiando tomadas de decisão mais assertivas”.
Do lado da TI, o efeito também foi de redução do retrabalho ocasionado pela má qualidade do cadastro. “A automação dos processos de cadastro trouxe mais padronização, segurança e rastreabilidade, reduzindo retrabalho e eliminando inconsistências que impactavam diversas áreas do negócio”, diz Ricardo Lima, especialista em Tecnologia da Informação na Cenibra. “Além dos ganhos operacionais, a solução permitiu que a equipe de tecnologia direcionasse esforços para iniciativas de maior valor agregado, contribuindo para a evolução digital e a eficiência da organização.”
A Cenibra opera duas linhas de celulose branqueada de fibra curta de eucalipto em Belo Oriente, está presente em mais de 80 municípios mineiros e gera mais de 8 mil empregos diretos, além de ser a primeira empresa do setor florestal reconhecida pela Certificação LIFE.
Leonardo Libardi, CEO da Akquinet comenta que uma operação assim compra de tudo: matéria-prima, MRO, material de escritório, entre outros. “Quando a descrição de um cadastro nasce errada, o efeito não fica restrito ao cadastro, impacta no estoque, na manutenção da planta, em compras, em praticamente todas as áreas mais importantes da empresa. Agora, na Cenibra, a informação nasce padronizada e validada na origem e os ganhos se propagam para toda a empresa.”, explica.
Automação padroniza e simplifica gestão de cadastro
A Central de Cadastro de Materiais da unidade mineira da Cenibra responde pela criação, manutenção e governança dos dados mestres de Materiais, o que a coloca na origem de qualquer compra correta. Depois da implantação do SAP, em 2003, e de um projeto de saneamento de cadastros conduzido entre 2004 e 2006, a área ficou mais de dez anos sem uma solução específica para gerenciar seus próprios processos.
A partir de 2015, com o crescimento das demandas de manutenção e dos investimentos, o volume de novos cadastros subiu e as limitações ficaram mais evidentes.
Os pedidos de novos cadastros de materiais eram feitos à Central de Cadastro usando os campos de texto livre em notas PM (Notas de Manutenção), que são registros criados dentro do módulo PM (Plant Maintenance ou Manutenção de Planta) do sistema SAP. Como o campo era aberto para o usuário digitar o que quisesse, isso gerava um grande gargalo operacional.
Esse processo sem padronização gerava informações incompletas ou inconsistentes. Além disso, para cada área envolvida, era necessário o preenchimento manual de 94 campos distribuídos em 78 visões do SAP e a utilização de cinco planilhas paralelas para consolidação das informações antes da carga no sistema. Também havia ausência de acompanhamento do status das solicitações e de indicadores de desempenho da Central de Cadastro, o que ocasionava um longo tempo de atendimento para conclusão de um cadastro.
Após um diagnóstico completo, em conjunto com as equipes de TI e Suprimentos da Cenibra, a Akquinet mapeou todos os processos da Cenibra e estruturou novos fluxos de trabalho, criando regras e fluxos de trabalho que passaram a preencher dados automaticamente em uma única interface. Com isso, as funcionalidades de classificação do SAP passaram a ser usadas por inteiro, e-mails e controles paralelos saíram deixaram de ser utilizados.
As atividades de cadastro na Cenibra foram totalmente digitalizadas, processos mais rápidos, padronizados e confiáveis, resultando na eliminação de desvios nas especificações de materiais, maior integração entre as áreas envolvidas, rastreabilidade completa das solicitações, maior controle sobre indicadores e SLAs, redução do retrabalho e melhoria da experiência dos usuários internos.