Entrega deve ocorrer até 30 de junho, sendo o documento uma das principais fontes de informação utilizadas pelo Fisco para cruzamento de dados
Empresas de todo o país devem ficar atentas ao prazo para envio da Escrituração Contábil Digital (ECD) referente ao ano-calendário de 2025. A entrega deve ser realizada até 30 de junho por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e pede atenção redobrada para evitar inconsistências que podem resultar em multas e questionamentos por parte da Receita Federal.
O documento substitui os antigos livros contábeis em papel e possui validade jurídica equivalente à documentação física. Além disso, serve como base para a elaboração da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), o que torna a precisão das informações um fator essencial para a conformidade tributária das empresas.
Segundo Rafael Caribé, CEO da Agilize, a primeira contabilidade online do Brasil, a entrega da ECD vai além de uma exigência burocrática. “A escrituração contábil é uma das principais fontes de informação utilizadas pelo Fisco para cruzamento de dados. Qualquer inconsistência pode gerar reflexos não apenas na contabilidade, mas também na esfera fiscal da empresa”, explica.
A obrigatoriedade da entrega abrange empresas tributadas pelo Lucro Real e determinadas organizações enquadradas no Lucro Presumido, como aquelas que distribuírem aos sócios lucros ou dividendos em valor superior ao lucro utilizado para calcular os impostos, já descontados os tributos. Entidades imunes ou isentas que tenham recebido um montante superior a R$4,8 milhões em doações, contribuições ou incentivos, também precisam entregar a ECD. Já empresas do Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias e fundações públicas estão isentas.
O descumprimento do prazo ou a transmissão de informações incorretas pode acarretar multas calculadas com base na receita bruta da organização, sendo que, segundo Caribé, os erros mais frequentes durante o processo de envio são divergências entre os saldos de encerramento de um exercício e os saldos de abertura do período seguinte, falhas de conciliação contábil e inconsistências nos lançamentos financeiros. Problemas como erros de digitação ou preenchimento incorreto de valores, também podem comprometer a validação do arquivo.
“Um dos principais cuidados é garantir que todos os dados estejam conciliados antes da transmissão. Quando os registros contábeis não refletem corretamente a realidade financeira da empresa, aumentam as chances de questionamentos futuros e de retrabalho para correção das informações”, afirma o especialista.
Ele explica que a integração entre os diferentes sistemas utilizados pela organização é outro ponto de atenção, pois informações provenientes das áreas fiscal, financeira e de recursos humanos precisam estar alinhadas para evitar divergências que possam comprometer a consistência da escrituração.
“O Sistema Público de Escrituração Digital foi criado para permitir que a Receita Federal realize o cruzamento eletrônico de informações. Se elas não estiverem alinhadas com os lançamentos contábeis da ECD, o sistema de fiscalização identificará a inconsistência. Essas divergências chegam à escrituração fiscal, gerando erros nos impostos apurados e potenciais autuações. A falta de integração também pode distorcer o balanço patrimonial e a realidade financeira da empresa perante terceiros e o governo”, comenta.
A preparação antecipada também é uma medida fundamental para reduzir riscos. De acordo com Rafael Caribé, a revisão dos registros contábeis deve começar meses antes do prazo final. “Quanto mais próximo da data de entrega a empresa deixa para revisar seus dados, maiores são as chances de identificar problemas sem tempo hábil para corrigi-los. O ideal é realizar conferências periódicas ao longo do ano e intensificar as validações nos primeiros meses de 2026”, orienta.
Além da qualidade das informações, as empresas devem verificar a regularidade dos certificados digitais utilizados na assinatura da documentação. “A transmissão da ECD exige assinatura eletrônica válida tanto do contador responsável quanto do representante legal da organização”, finaliza o especialista.