‘É possível ter previsibilidade de custo e prazo na implantação de um novo escritório, evitando investimentos altos em obra, mobiliário e infraestrutura’
A busca por um escritório para iniciar, adequar ou expandir a operação de uma empresa não é tarefa fácil, pois exige tempo e planejamento para equilibrar todas as peças envolvidas nessa equação.
Muitos gestores cometem erros graves na ocupação do imóvel comercial, seja por pressa ou falta de planejamento, gerando grande prejuízo financeiro e operacional para o negócio.
‘Na ocupação de um imóvel comercial é preciso considerar as reformas iniciais de adaptação e manutenção do espaço, assim como, mobiliário, infraestrutura de tecnologia, e demais áreas relacionadas para que o escritório esteja pronto para uso’, explica o fundador e diretor da 360inova, Dagoberto Salles, especialista na escolha e implantação de escritórios como uma decisão estratégica, financeira e operacional.
Além disso, o profissional ressalta a importância do planejamento financeiro mensal, pois os gastos operacionais da ocupação vão além do aluguel, como condomínio e IPTU.
Com valores de aluguel passando de R$250,00/m² em regiões como Itaim Bibi, JK e Faria Lima, na cidade de São Paulo, e com a taxa de vacância em seu menor patamar dos últimos 14 a 17 anos, alugar o imóvel errado pode comprometer toda a operação da empresa.
O superdimensionamento, que é pagar por metros quadrados ociosos, pode comprometer os resultados financeiros do negócio, enquanto o subdimensionamento, que é a falta de espaço para todos os colaboradores, gerando aperto e estresse, pode afetar o desempenho da equipe. Erros de layout e espaço, como barreiras físicas que impedem mudanças de equipe ou falta de áreas de descompressão também são fatores que podem impactar negativamente o negócio e necessitam de atenção.
De acordo com Salles, encontrar o espaço ideal para implantação ou expansão do escritório exige não só a análise do custo total de ocupação, para garantir que caberá no orçamento, mas também um diagnóstico da operação antes da escolha do imóvel. ‘O projeto deve considerar um layout personalizado, definido conforme o número de posições, fluxo de uso, modelo de trabalho, áreas colaborativas e ambientes de apoio que estejam de acordo com a operação real da empresa. Nesse sentido, o modelo Built to Suit, ou BTS, tem se tornado cada vez mais utilizado, sendo ideal para empresas que buscam inovação e flexibilidade, pois diferente de uma locação tradicional, o espaço é moldado sob medida para o negócio’.
Um grande diferencial deste modelo, é que os investimentos em obra, mobiliário e infraestrutura podem ser incorporados ao contrato, reduzindo ou eliminando o CAPEX inicial.
O aporte financeiro inicial para estruturar o espaço físico e equipá-lo tende a ser alto, por isso, o investimento direto na implantação do escritório (CAPEX) é uma opção indicada para empresas que já possuem orçamento aprovado, desejam maior controle sobre o projeto e preferem concentrar o valor do investimento.
Já o modelo com obra e estrutura mensalizadas ao logo do contrato (OPEX), reduz o desembolso inicial e traz previsibilidade financeira. ‘Em vez de realizar todo o investimento de uma vez, a empresa dilui custos de obra, mobiliário e infraestrutura em pagamentos recorrentes, esse modelo ajuda a preservar o caixa, transformando a implantação em uma despesa operacional recorrente e reduzindo o impacto inicial da mudança’, explica o fundador da 360inova.
Essa opção reduz o tempo de implantação e simplifica o inicio da operação, permitindo que a empresa entre no espaço com menor complexidade de gestão e maior previsibilidade.
Para tanto, é imprescindível contar com um profissional que atue de forma consultiva, acompanhando o cliente desde o diagnóstico da necessidade até a entrega do escritório pronto para uso, envolvendo não só a busca do imóvel, mas dimensionamento da ocupação, negociação comercial, projeto, obra, mobiliário, infraestrutura e apoio na gestão da implantação.
Essa integração entre imóvel, layout, obra, mobiliário, infraestrutura e serviços traz inúmeros benefícios, além dos já citados anteriormente, como uma comparação mais completa entre imóveis e maior eficiência no uso do espaço, afinal, ter uma visão imobiliária, financeira e operacional integrada alinha as necessidades e expectativas da empresa com as melhores ofertas do mercado, garantindo segurança e orientação assertiva.