Antes mesmo de pensar em crescimento e alto volume de vendas, quem está começando ou administrando um pequeno negócio precisa olhar com atenção para a forma como vai receber os pagamentos dos seus clientes. Escolhas aparentemente simples, como contratar uma maquininha de cartão apenas pela menor taxa anunciada ou deixar de acompanhar os recebimentos, podem comprometer o fluxo de caixa, reduzir a rentabilidade e gerar prejuízos que passam despercebidos ao longo do tempo.
Evelyn Soares, assessora de Cash da Unicred Coalizão, explica que entre os erros mais frequentes está escolher uma solução de pagamento considerando apenas o preço. Antes da contratação, é importante pesquisar a reputação da empresa, a eficiência do equipamento, a estabilidade da conexão, a velocidade de processamento das transações e a facilidade de acesso às informações de vendas. Também vale verificar se a máquina pode ser integrada ao sistema de gestão da empresa, quais modalidades de pagamento são aceitas, os prazos de recebimento, o custo total da operação e as condições para substituição rápida do equipamento, caso seja necessário. “Também devem ser avaliados a qualidade do atendimento presencial e remoto, o suporte pós-venda e as formas de pagamento disponíveis, como Pix, aproximação e carteiras digitais. Nem sempre o menor custo representa o melhor custo-benefício”, afirma.
Segundo Evelyn, conhecer o perfil das vendas é fundamental para negociar melhores condições e preservar a rentabilidade do negócio. Saber se a empresa vende mais no débito, crédito, parcelado ou Pix permite negociar de forma mais eficiente e escolher a solução de pagamento mais adequada às necessidades do negócio.
Outro equívoco recorrente é não acompanhar a operação após a contratação. “Muitos empreendedores deixam de conferir se as taxas negociadas continuam sendo aplicadas ao longo do tempo, especialmente depois dos primeiros meses de contrato. Também é comum não realizar a conciliação entre as vendas e os valores efetivamente recebidos, além de negligenciar cancelamentos e estornos”, lembra Evelyn. Somam-se a isso a mistura entre as finanças pessoais e as da empresa. Esses problemas, especialmente quando acumulados, podem gerar perdas significativas sem que o empresário perceba.
A assessora lembra, ainda, uma situação muito comum em pequenas empresas: a antecipação de recebíveis. Embora possa ser uma alternativa interessante quando a empresa precisa de capital de giro ou deseja aproveitar uma oportunidade de negócio, já que normalmente apresenta custo inferior ao de uma linha de crédito, o problema surge quando esse valor não é considerado na formação do preço dos produtos ou serviços. “Nesse caso, o custo total da operação acaba comprometendo a receita e, consequentemente, o lucro da empresa”, avalia.
Por outro lado, uma gestão organizada dos recebimentos permite prever necessidades de caixa, reduzir perdas, identificar os meios de pagamento mais rentáveis e melhorar o planejamento de compras e investimentos. Com maior controle sobre os recebimentos, a empresa fortalece sua gestão financeira. Além disso, é preciso estar atento às transformações do mercado, como o uso crescente de carteiras digitais; a integração entre sistemas de pagamento e gestão financeira; e a automatização da conciliação financeira. Dessa forma, os empreendedores conseguem oferecer aos clientes experiências de pagamento cada vez mais rápidas, seguras e integradas.
Para quem está começando um negócio, Evelyn recomenda entender o perfil dos clientes e as necessidades da empresa antes de definir a estratégia de recebimentos. Também é importante comparar diferentes soluções considerando não apenas as taxas, mas também suporte, segurança e funcionalidades, acompanhar regularmente o fluxo de caixa, revisar periodicamente a estratégia de pagamentos e evitar depender da antecipação de recebíveis como prática recorrente.
“O empreendedor deve analisar quais meios de pagamento são mais utilizados pelos clientes, negociar boas condições e incentivar métodos com menor custo operacional, como o Pix, quando fizer sentido. O objetivo é proporcionar uma boa experiência ao consumidor sem abrir mão da rentabilidade do negócio”, conclui Evelyn.