Especialista mostra como incorporar a inteligência artificial à rotina profissional e indica as ferramentas mais adequadas para pesquisa, textos, documentos, e-mails e apresentações
A inteligência artificial já está presente em praticamente todos os setores da economia, mas ainda é utilizada em uma parcela relativamente pequena das atividades realizadas pelos profissionais. É o que mostra o estudo AI & Economy ATLAS (Activity, Task, Landscape and Adoption Study), divulgado pelo Google em julho de 2026. Segundo o levantamento, a IA já aparece em todos os setores da indústria e em 68% das ocupações analisadas, mas está presente em apenas cerca de 21% das tarefas. Outro dado chama a atenção: menos de 10% das interações com IA no ambiente de trabalho envolveram a automação completa de uma tarefa.
Para o especialista em IA e CEO da 10K Digital, Felipe Matos, os números mostram que ainda existe uma distância considerável entre ter acesso à inteligência artificial e incorporá-la de maneira efetiva ao trabalho. E, segundo ele, explorar melhor essa tecnologia não significa necessariamente substituir pessoas. “A IA tem um potencial muito mais colaborativo do que substitutivo. Quando o profissional deixa de gastar tempo com tarefas repetitivas e operacionais, pode concentrar seus esforços em atividades mais estratégicas. Mas o ganho não se limita à produtividade. A tecnologia também pode abrir espaço para aquilo que depende essencialmente das pessoas: trocar ideias, tomar decisões em conjunto, construir relações, negociar, criar e resolver problemas mais complexos”, explica.
Matos chama atenção para um efeito menos óbvio dessa transformação: além de facilitar a colaboração entre pessoas e máquinas, a IA pode melhorar a própria colaboração entre pessoas. “Parece contraditório, mas a tecnologia pode nos permitir trabalhar mais uns com os outros. Pense em uma reunião: a IA pode organizar as informações, registrar decisões, distribuir tarefas e recuperar o conhecimento discutido. Com menos energia dedicada a esse trabalho operacional, as pessoas podem se concentrar na conversa, na decisão e na construção conjunta da solução. Um dos grandes potenciais da IA talvez esteja justamente aí: usar a tecnologia não para reduzir a interação humana, mas para torná-la mais produtiva”, afirma.
A questão, portanto, deixa de ser apenas se a IA deve ser usada no trabalho e passa a ser como utilizá-la e qual ferramenta escolher para cada necessidade. Pesquisa, revisão de textos, análise de documentos, gestão de e-mails e criação de apresentações, por exemplo, exigem recursos diferentes — e nem sempre a ferramenta mais conhecida é a mais adequada.
A seguir, Matos aponta cinco usos da IA que já podem ser incorporados à rotina profissional e indica as ferramentas mais adequadas para cada tipo de atividade:
1) Levantamento de informações e dados
A inteligência artificial pode reduzir significativamente o tempo dedicado à pesquisa, à organização e à análise de informações. Ferramentas especializadas conseguem consultar diferentes fontes, examinar documentos enviados pelo usuário, comparar dados e produzir relatórios estruturados com referências.
O ChatGPT com Pesquisa Aprofundada é uma das opções mais completas para estudos de mercado, mapeamento de tendências, análise de concorrentes e pesquisas que exigem cruzamento de diversas fontes. A ferramenta pesquisa na internet e em arquivos enviados, organiza os resultados e apresenta um relatório com links e citações que permitem verificar as informações. Segundo a OpenAI, o recurso permite selecionar as fontes, revisar o plano de pesquisa e acompanhar o trabalho durante sua execução.
O Perplexity é indicado para pesquisas rápidas, especialmente quando o profissional precisa localizar fontes e obter uma visão inicial sobre determinado assunto. Já o Gemini pode ser a melhor alternativa para empresas que utilizam o Google Workspace, pois consegue localizar e relacionar informações presentes no Gmail, Drive e Google Docs. O Microsoft Copilot desempenha função semelhante no ecossistema Microsoft 365.
2) Revisão e aprimoramento de textos
A IA pode atuar em diferentes níveis de revisão. Além de corrigir ortografia e gramática, ela consegue identificar problemas de clareza, excesso de palavras, repetições, mudanças bruscas de raciocínio e inadequações de linguagem. Também pode adaptar o conteúdo a diferentes públicos e canais, transformando um texto técnico em uma explicação acessível ou uma mensagem extensa em um comunicado mais objetivo.
O ChatGPT e o Claude são indicados para uma revisão mais ampla, que considere propósito, público, tom de voz e estrutura. Podem, por exemplo, revisar um relatório sem alterar os dados, tornar uma proposta comercial mais persuasiva ou produzir diferentes versões de uma mensagem.
O LanguageTool é particularmente útil para a correção cotidiana em português, pois funciona como um revisor integrado ao navegador e aos editores de texto. O Grammarly cumpre uma função semelhante, mas costuma se destacar mais em conteúdos produzidos em inglês. A ferramenta oferece correção, reescrita e ajustes de tom, inclusive com recursos para padronizar a voz de uma organização. O Grammarly informa que empresas podem criar perfis de tom para manter a comunicação alinhada à marca. O Claude é particularmente indicado para trabalhos que exigem preservação de estilo e naturalidade.
3) Análise e interpretação de documentos complexos
Ferramentas de IA podem analisar contratos, relatórios financeiros, pesquisas acadêmicas, manuais, normas e documentos técnicos. Elas conseguem localizar trechos específicos, identificar conceitos recorrentes, comparar versões, construir tabelas e apresentar o conteúdo em linguagem mais simples.
O NotebookLM, do Google, é especialmente indicado quando a análise precisa permanecer vinculada a um conjunto determinado de fontes. Em vez de responder de forma genérica, ele trabalha com os documentos fornecidos pelo usuário, ajudando a localizar evidências e relacionar informações. Claude e ChatGPT são boas alternativas quando a tarefa exige interpretação, comparação entre documentos ou transformação do conteúdo.
O ChatGPT, por exemplo, pode analisar planilhas, resumir PDFs e aplicar os critérios de um documento sobre outro. O Copilot é mais conveniente quando os arquivos já estão armazenados no OneDrive ou no SharePoint, ideal para quem já usa o ecossistema da Microsoft. Ele pode resumir documentos do Word, PDFs, planilhas e apresentações sem que o usuário precise abrir cada arquivo individualmente. De forma parecida, o Gemini está integrado ao ecossistema do Google, como Drive, Gmail, Sheets e Docs.
4) Organização e gestão de e-mails
Nesse caso, a melhor ferramenta é normalmente aquela que já está integrada ao serviço de e-mail utilizado pela empresa. Isso evita a transferência manual de mensagens e permite que a IA trabalhe com o contexto completo das conversas.
No Gmail, o Gemini consegue resumir sequências extensas, localizar informações na caixa de entrada, destacar tarefas e ajudar a redigir respostas. O Google informa que o recurso pode resumir conversas com um clique, facilitando o acompanhamento de discussões longas. Também é possível criar automações e filtros avançados através da ferramenta Agent Studio, incluída em algumas assinaturas do Google Workspace. No Outlook, o Copilot pode identificar os principais pontos de uma conversa, gerar resumos e indicar as mensagens que originaram cada informação. Também pode auxiliar na elaboração de respostas e na criação de regras de organização. Por lá, também é possível criar automações pelo Agent Copilot, quando incluído no plano Microsoft 365.
5) Criação de apresentações
A IA pode transformar relatórios, documentos e anotações em uma sequência coerente de slides. Ela ajuda a definir a narrativa, criar títulos, resumir informações, sugerir elementos visuais e organizar os principais argumentos.
ChatGPT, Claude, Gemini e Copilot oferecem recursos de criação, que ganham destaque no Google Slides, capaz de redesenhar slides com alta qualidade, via tecnologia Nano Banana. O Claude possui um produto em beta, Claude Design, especializado em melhor o design de documentos e apresentações, com o diferencial de permitir a criação de identidades visuais reutilizáveis, fazendo com que todas as apresentações sigam um mesmo padrão visual e identidade da empresa.
Outros apps específicois, como Gamma, Kimi e Genspark também são indicados para quem precisa sair rapidamente de uma ideia ou documento para uma apresentação praticamente pronta. A plataforma consegue transformar prompts, textos e arquivos em apresentações estruturadas e permitem exportar o resultado para PowerPoint ou PDF.
Já o Canva é mais indicado quando o aspecto visual e a identidade da marca têm maior importância. Seu Magic Design gera apresentações a partir de uma solicitação e permite aplicar cores, fontes, imagens e elementos do kit de marca da empresa.