Com 305 sistemas utilizados, em média, por organização, empresas enfrentam o desafio de integrar informações e processos
A transformação digital trouxe às empresas uma promessa clara: tornar operações mais rápidas, integradas e eficientes. Mas, à medida que novas plataformas passaram a ser incorporadas à rotina corporativa, surgiu um efeito colateral menos evidente: em vez de simplificar processos, a tecnologia pode estar tornando o trabalho mais complexo.
O cenário aparece em situações corriqueiras. Para localizar uma informação, o funcionário precisa consultar diferentes sistemas. Um mesmo dado é inserido em mais de uma plataforma. Relatórios apresentam números divergentes porque foram alimentados por bases distintas. E tarefas que poderiam ser automatizadas continuam dependendo de conferências e transferências manuais.
O Zylo 2026 SaaS Management Index, levantamento que acompanha a utilização de softwares corporativos, mostra a dimensão desse fenômeno. Segundo o estudo, uma empresa média utiliza atualmente 305 sistemas e aplicativos, quase três vezes mais do que há seis anos. Ao mesmo tempo, 36% dos softwares pelos quais as organizações pagam não são utilizados.
O crescimento do número de ferramentas reflete, em parte, a maneira como a tecnologia costuma ser incorporada às empresas. Soluções são contratadas para atender necessidades específicas de determinados departamentos e, com o tempo, a organização passa a acumular plataformas para vendas, finanças, recursos humanos, atendimento, logística e outras áreas. O problema surge quando essas soluções não estão integradas.
“O sistema isoladamente pode resolver muito bem uma determinada necessidade. A dificuldade aparece quando a empresa deixa de enxergar a operação como um todo”, afirma Roberto Medeiros, CEO da EPI-USE Brasil, consultoria especializada em tecnologia. Segundo ele, a fragmentação acaba transferindo para os funcionários a responsabilidade de conectar informações que deveriam circular de forma automática.
Esse custo é menos visível do que uma licença de software ou um investimento em infraestrutura, mas pode comprometer a produtividade. Horas são consumidas na conferência de informações, na atualização de planilhas e na repetição de tarefas que não agregam valor ao negócio.
“É difícil encontrar uma linha no orçamento chamada ‘tempo gasto fazendo sistemas conversarem’. Mas esse custo existe. Quando uma equipe precisa copiar dados de uma plataforma para outra ou verificar qual informação está correta, está deixando de dedicar aquele tempo a atividades que exigem análise, criatividade e tomada de decisão”, explica Medeiros.
Menos ferramentas, mais integração
Nesse contexto, a discussão sobre eficiência tecnológica começa a mudar de direção. Em vez de simplesmente adicionar novas soluções, empresas passam a olhar para o próprio ecossistema digital em busca de redundâncias e oportunidades de integração.
Uma das estratégias é concentrar diferentes processos em plataformas de gestão integradas, como o SAP S/4HANA, que permite reunir áreas como finanças, estoque, vendas e recursos humanos em uma base de dados compartilhada. A lógica é reduzir a duplicidade de informações e fazer com que uma atualização realizada em determinado processo possa alimentar automaticamente os demais.
Um pedido de venda, por exemplo, pode desencadear atualizações relacionadas ao estoque e ao financeiro sem que diferentes equipes precisem registrar a mesma informação separadamente. Da mesma forma, relatórios gerenciais passam a partir de uma fonte comum, reduzindo divergências entre áreas.
A consolidação, entretanto, não elimina um dos principais desafios dessas mudanças: as pessoas. A substituição de sistemas altera processos, responsabilidades e rotinas que já fazem parte da operação.
“Migrar sistemas mexe com hábitos consolidados. Se a empresa não deixa claro por que a mudança está acontecendo e não oferece suporte durante a transição, uma iniciativa criada para simplificar pode gerar insegurança”, afirma o executivo.
Por isso, antes de decidir qual tecnologia contratar, o primeiro passo pode ser justamente olhar para as que já existem. Mapear softwares, identificar funcionalidades duplicadas, avaliar o nível de utilização e entender como as informações circulam entre as áreas são etapas que ajudam a revelar onde está a complexidade.
Para Medeiros, o objetivo não deveria ser fazer com que os funcionários aprendam a lidar com um número cada vez maior de ferramentas, mas criar uma estrutura em que a tecnologia reduza a quantidade de tarefas necessárias para realizar o trabalho.
“Tecnologia eficiente é aquela que reduz atrito. Quando o funcionário precisa pensar constantemente em qual sistema acessar, onde encontrar uma informação ou como transferir um dado de uma plataforma para outra, a tecnologia deixou de ser invisível e passou a fazer parte do problema”, conclui.