Por Rodrigo Reis
Os dados são a principal matéria-prima para qualquer negócio. Sem eles, nenhum gestor consegue tomar as melhores decisões em suas empresas, sejam elas pequenas ou grandes. Por mais que a abundância de informação no atual cenário de aceleração digital dê a impressão de que eles nascem em árvores, o fato é que a captura, o tratamento e a transformação em insights são possíveis graças à utilização de equipamentos e soluções tecnológicas. Computadores, dispositivos móveis e impressoras são úteis nessa tarefa e, portanto, também precisam estar em conformidade com as regras e normas impostas pela Lei Geral de Proteção aos Dados Pessoais (LGPD).
A lei que busca garantir maior privacidade às informações digitais completou um ano em setembro de 2021 após idas e vindas. Um mês antes, em agosto, as sanções previstas (que podem chegar a até R$ 50 milhões) também passaram a valer. Dessa forma, era de se esperar que as organizações brasileiras estivessem mais adaptadas a esse assunto, mas pesquisas indicam o contrário. Levantamento da plataforma RD Station, por exemplo, mostra que, enquanto 93% das empresas admitem conhecer ou ter ouvido falar da LGDP, apenas 15% delas afirmam que estão prontas ou em fase final de preparação para se adequar à lei.
Para além de um possível desconhecimento das regras e da demora na conformidade, um dos erros mais comuns cometidos pelos gestores no Brasil é a preocupação com a proteção dos dados em um nível externo em vez de garantir primeiramente a definição de todos os processos internos. Isso implica reconhecer, por exemplo, que enquanto a maioria das companhias busca garantir mais transparência na relação com seus clientes, como a aprovação dos cookies na navegação em sites, poucas realizam uma pesquisa aprofundada sobre os equipamentos utilizados e a relação que eles têm com os dados. Qualquer deslize pode comprometer até a sobrevivência do negócio.
Dois fatores ajudam a identificar se os dispositivos e softwares utilizados estão em conformidade com as normas da LGPD. O primeiro deles diz respeito a um hábito que deveria ser mais utilizado pelos profissionais: a comparação de funcionalidades e uma análise detalhada de sua operação. É obrigação das empresas buscarem mais informações sobre os equipamentos que pretendem inserir na rotina produtiva. Essa medida ajuda a identificar não apenas o que cada aparelho promete entregar, mas principalmente como isso vai ser feito. É possível observar ferramentas que capturam informações sem nenhuma necessidade disso.
O segundo ponto passa pela própria dificuldade das empresas em observar as regras estipuladas pela lei e encontrar as melhores soluções para isso. A oferta de equipamentos é cada vez maior e, como citado, não são todos os detalhes que os profissionais conseguem observar na hora de contratar um aparelho para a empresa. Dessa forma, revela-se essencial que os fornecedores de equipamentos não sejam meros vendedores. É preciso que atuem como consultores e parceiros, oferecendo as melhores oportunidades e esclarecendo todas as dúvidas que possam surgir – inclusive aquelas sobre a LGPD e suas aplicações. É um serviço cada vez mais valorizado e buscado no ambiente corporativo.
Adequar os equipamentos às normas da lei de proteção aos dados pessoais é questão de sobrevivência. As punições já estão em vigor e ninguém gostaria de ver o negócio sofrer pesadas sanções porque um dos dispositivos utilizados foge da conformidade. Em um cenário de intensa competitividade, não há tempo a perder: quanto mais cedo a empresa se preparar de forma adequada, mais chances terão de melhorar e/ou atualizar seus dispositivos para entrarem em consonância com as normas. Afinal, os equipamentos tecnológicos devem ajudar as pessoas nos negócios, e não atrapalhá-las na realização de suas tarefas.
* Rodrigo Reis é Diretor comercial e sócio na Reis Office, empresa de soluções para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos – e-mail: reisoffice@nbpress.com
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