Apuração assistida amplia impacto de erros fiscais sobre créditos, caixa e operação das grandes redes
Com a Reforma Tributária do Consumo entrando em uma nova etapa, grandes varejistas precisam usar os últimos meses de 2026 para revisar cadastros, sistemas, processos e a relação fiscal com seus fornecedores antes da nova etapa da Reforma Tributária prevista para janeiro de 2027. A avaliação é da Decision IT, empresa do Grupo TecnoSpeed, que acompanha projetos de adequação em grandes companhias e aponta a apuração assistida como um dos principais desafios operacionais para 2027. Desde 3 de agosto, o cronograma de implementação já avançou com a exigência de informações de IBS e CBS nos documentos fiscais abrangidos, tornando o segundo semestre um período de testes com dados e operações reais.
Em 2027, PIS e Cofins serão extintos e substituídos pela CBS, enquanto o IBS seguirá sua fase de transição com alíquota de 0,1%. As alíquotas do IPI também serão reduzidas a zero para a maior parte dos produtos, observadas as exceções previstas. Ao mesmo tempo, a apuração assistida passa a ganhar peso na rotina das empresas. Pelo novo modelo, os documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos servirão de base para a composição dos débitos e créditos, o que aumenta a importância da qualidade das informações transmitidas. Erros de cadastro, classificação ou parametrização podem repercutir diretamente na apuração tributária e no fluxo financeiro da companhia.
Para Eduardo Battistella, arquiteto de soluções da Decision IT, reduzir esse processo a uma simples conferência de valores pode levar as empresas a subestimarem a dimensão da mudança. “Tratar a apuração assistida apenas como uma conciliação é reduzir a dimensão do processo. A empresa precisará acompanhar a extinção dos débitos dos fornecedores, emitir documentos de débito quando necessário, integrar informações financeiras e atuar sobre as inconsistências identificadas”, explica.
Um exemplo dessa preparação ocorre nos Supermercados Angeloni, que iniciou seu projeto ainda em 2025. Segundo Alexandre Dullius, contador responsável pela condução da Reforma Tributária nas Redes Angeloni, a companhia criou um comitê, envolveu áreas como comercial, suprimentos, fiscal e financeiro e mapeou 217 requisitos relacionados à Reforma Tributária, classificados por prioridade, impacto, área e responsável. Entre as frentes estão a revisão dos cadastros de produtos, a adequação dos documentos fiscais, a classificação tributária, o acompanhamento de fornecedores e a avaliação dos efeitos sobre orçamento e fluxo de caixa.
No varejo, esse cuidado ganha escala pela quantidade de sistemas, produtos e transações envolvidos. Uma mesma operação pode passar por ERP, PDV, e-commerce, marketplace, sistemas financeiros e plataformas fiscais, enquanto devoluções, cancelamentos e compras de fornecedores diferentes acrescentam novas variáveis. Uma parametrização incorreta, portanto, pode ser reproduzida em milhares de documentos antes de ser identificada. Por isso, a adaptação exige integração entre áreas e controles capazes de detectar inconsistências antes do fechamento fiscal.
A relação com fornecedores também se torna mais sensível. Pela lógica do IBS, a apropriação de créditos estará, em regra, relacionada à extinção do débito correspondente, o que amplia a necessidade de acompanhar documentos e pagamentos ao longo da cadeia. No Angeloni, fornecedores passaram a ser orientados a revisar as classificações fiscais utilizadas nas notas, enquanto produtos anteriormente tratados de maneira genérica estão sendo cadastrados individualmente. A medida busca reduzir divergências capazes de afetar a tributação ou o reconhecimento de créditos.
Outro efeito esperado é uma mudança na própria rotina de conferência. Em vez de concentrar a análise no fim do mês, grandes empresas precisarão acompanhar continuamente os documentos emitidos por elas e contra elas, comparar informações disponíveis no ambiente fiscal com os registros internos e definir ações para cada divergência encontrada. Para Guilherme Erichsen, gerente comercial da Decision IT, o volume das grandes operações torna esse controle incompatível com ferramentas manuais. “Em grandes operações, o tratamento da apuração assistida inevitavelmente precisará ser sistêmico. Uma planilha não conseguirá processar milhões de documentos fiscais nem analisar todas as divergências que podem existir entre os XMLs disponíveis no ambiente do Fisco e aqueles armazenados pela empresa”, afirma.
A Decision IT vem realizando consultorias e diagnósticos de legislação e Notas Técnicas para apoiar a adequação dos sistemas de grandes empresas e está em fase final de desenvolvimento de uma solução voltada à gestão da apuração assistida. A ferramenta contempla gestão de débitos e créditos, controle de fornecedores, contabilização, rotinas de conciliação para identificação e correção de divergências e integração com sistemas de gestão. Para o varejo, o restante de 2026 funciona como uma janela para colocar essas estruturas à prova antes que a nova dinâmica tributária passe a produzir efeitos mais amplos sobre caixa, créditos e operação em 2027.